Page 10 - KLASIFIKASI FAIL

Fungsi PENTADBIRAN ada Aktiviti PENGURUSAN MESYUARAT ada (iv) Kaedah pembukaan/pewujudan fail baharu
sub aktiviti MESYUARAT DALAM JABATAN, fail MESYUARAT
PENGURUSAN JPN. a) Tentukan klasifikasi fail yang betul sebelum membuka fail
baharu, elakkan pertindihan fail (duplicate) apabila membuka fail
Contoh : baharu.

100 PENTADBIRAN b) Semak jilid yang betul apabila membuka fail jilid baharu
100-1 Pengurusan Mesyuarat

100-1/1 Mesyuarat Dalam Jabatan
100-1/1/1 Mesyuarat Pengurusan JPN Contoh penentuan pembukaan fail:

100 PENTADBIRAN (Fungsi)
4. TATACARA PENGGUNAAN 100-1 Perhubungan Awam dan Seranta (Aktiviti)

Sebagai langkah awal penggunaan template ini sekolah-sekolah perlu: 100-1/1 Lawatan (Sub Aktiviti)
100-1/1/1 Lawatan Dalam Negara (Fail)
(i) Suaipadankan (mapping) fail sedia ada di sekolah-sekolah dengan
template;
(v) Kaedah pewujudan fail terperingkat (TERHAD ‘T’, SULIT ‘S’, RAHSIA
(ii) Masukkan fail mengikut/ di bawah fungsi dan aktiviti (boleh merujuk ‘R’ dan RAHSIA BESAR ‘RB’)
kepada deskripsi fail) yang betul;
Bagi fail terperingkat, pembukaan fail juga perlu merujuk kepada
(iii) Tentukan kod agensi/singkatan nama sekolah iaitu : klasifikasi fail :

a. Hanya menggunakan satu (1) kod agensi/singkatan nama, Contoh :
sekiranya dilaksanakan secara registri berpusat di mana semua hal
ehwal memproses surat masuk dan keluar serta penyimpanan fail SMSL.S.100-1/1/8
dilaksanakan secara setempat atau oleh satu unit khusus. Maka
kod agensi akan menggunakan satu kod sahaja. Kod Agensi/ singkatan nama sekolah

Contoh : SMSL.100-1/1/1 Peringkat keselamatan fail (SULIT)
Fungsi
Aktiviti
Sub Aktiviti
Kod agensi/singkatan nama sekolah Fail
Fungsi
Aktiviti (vi) Daftarkan semua fail yang dibuka termasuk fail baharu dan fail jilid
Sub aktiviti
Fail baharu ke dalam Senarai Daftar Fail.

b. Bagi sekolah-sekolah yang mana fail-fail diuruskan secara registri (vii) Pastikan fail yang hendak dibuka tidak terlalu besar skopnya yang
tidak berpusat, iaitu fail diuruskan oleh Sektor/Cawangan/Unit yang mana akan menyebabkan kesukaran mencari maklumat atau terlalu
berlainan di sekolah. Kod agensi akan termasuk kod kecil skopnya hingga menyebabkan fail tersebut nipis dan terlalu
sektor/unit/cawangan berkaitan. sedikit kandungannya.

Contoh :
(viii) Pastikan surat dikandung segera ke dalam fail apabila diterima.
SMSL.KEW.100-1/1/1

Kod Agensi/ singkatan nama sekolah (ix) Kawal pergerakan fail menggunakan kad pergerakan fail/buku
pergerakan fail atau sistem berkomputer
Kod sektor/unit/cawangan
Fungsi
Aktiviti
Sub aktiviti
Fail
2 | KP M 3 | KP M