Page 8 - KLASIFIKASI FAIL

TATACARA PEMAKAIAN KLASIFIKASI FAIL BERDASARKAN FUNGSI BAGI
SEKOLAH-SEKOLAH DI MALAYSIA
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1. TUJUAN

Tatacara ini disediakan bertujuan untuk memberi penerangan kepada
Sekolah-sekolah mengenai langkah-langkah menggunakan template
klasifikasi fail berdasarkan fungsi dan aktiviti.

2. TAKRIFAN

Klasifikasi adalah proses mengenal pasti kategori atau kategori aktiviti
perkhidmatan dan rekod yang dijana dan dikumpul, jika berkenaan, ke dalam
fail bagi memudahkan pemerihalan, kawalan, pautan dan penetapan status
pelupusan dan akses

(MS 2223, Bahagian 2, Klausa 4.3.4)

3. PENERANGAN HIERARKI DALAM KLASIFIKASI

Sepertimana tercatat dalam template Klasifikasi Fail yang dimajukan, terdapat
peringkat/hierarki klasifikasi (tulisan berwarna) iaitu :

3.1 Fungsi (tulisan warna merah) – peringkat ini bukan merupakan
peringkat fail, ianya merupakan penetapan fungsi kepada sesuatu
klasifikasi contohnya fungsi PENTADBIRAN. Ianya digunakan sebagai
rujukan di bawah fungsi mana sesuatu fail akan diwujudkan
berdasarkan kepada Fungsi atau Aktiviti yang dijalankan ;

3.2 Aktiviti (tulisan warna biru) – peringkat ini bukan merupakan peringkat
fail, ianya merupakan peringkat aktiviti yang menyokong kepada
sesuatu Fungsi. Ianya digunakan sebagai rujukan untuk mewujudkan
fail dalam skop yang lebih kecil. Contoh di bawah Fungsi
PENTADBIRAN ada Aktiviti PENGURUSAN MESYUARAT ;

3.3 Sub-aktiviti (tulisan warna hijau) – peringkat ini bukan merupakan
peringkat fail, ianya merupakan peringkat sub-aktiviti yang menyokong
kepada sesuatu aktiviti. Ianya digunakan sebagai rujukan untuk
mewujudkan fail secara lebih terperinci. Contoh di bawah Fungsi
PENTADBIRAN ada Aktiviti PENGURUSAN MESYUARAT ada sub
aktiviti MESYUARAT DALAM JABATAN ; dan

3.4 Transaksi/Fail (tulisan warna hitam) – ini merupakan peringkat fail,
pewujudan fail adalah berdasarkan keperluan iaitu apabila ada
surat/dokumen yang perlu dimasukkan ke dalam fail maka baru dibuka
fail tersebut. Ini mengelakkan fail kosong dibuka. Contoh di bawah

1 | KP M