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MEMORIA 2018 MEMORIA 2018

9. DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORREPONDENCIA

El Departamento de Archivo y Correspondencia se encarga de la distribución, traslado y entrega de
documentos, tanto internamente como externa, la finalidad del departamento es dar respuesta a las
solicitudes de las distintas unidades en la institución. Igualmente es el custodio de los documentos
que se archivan de la Institución. Nuestra misión es lograr cada día el traslado, entrega de la
documentación.

Actividades:

Traslado y custodia de documento
El objetivo de este departamento es mantener en orden los documentos bajo su custodia para dar
respuesta a las necesidades que se requiera.

Estamos en constante revisión del material y que sus condiciones sean adecuadas para su manejo
físico. Contamos con el depósito que está ubicado en residencial El Crisol, nos sirve de punto de
recepción final de los documentos. Para el traslado de los documentos contamos con el apoyo del
Departamento de Servicios Generales y Bienes Patrimoniales.

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Documentos en custodia del Departamento de Archivo

Los traslados de cajas de documentos nos facilitan mantener espacios en las oficinas. Contamos
con la nueva sección de digitalización donde un personal se encarga de digitalizar los documentos
en especial los expedientes.

Mensajería externa
La mensajería externa se realiza según su solicitud, con el apoyo de la unidad de transporte, se
entrega documentos a otras instituciones y agentes económicos.

Mensajería interna
Es nuestra misión diaria el traslado de documentos de las diferentes unidades. La solicitud es vía
telefónica, se lleva un registro de llamadas donde se anota al funcionario que solicita, la hora,
departamento y el personal que se asigna para realizar la mensajería.

El año 2018 hemos logrado ya establecer nuestra nueva sección para digitalizar todos los
documentos que se requieran en la institución. La digitalización nos ayuda con la unidad de
investigación, conciliación y decisiones de Quejas sobre todo por el manejo de expedientes, ya que
son los encargados de esta documentación.
www.acodeco.gob.pa