Page 199 - Memoria 2016

Memoria Acodeco 2016

respectivas y el apoyo del Departamento de Transporte para los traslados. Las entregas se hacen a otras
instituciones y a agentes económicos.

• Mensajería interna
Esta actividad es diaria. Contamos con personal para el traslado de documentos entre los diferentes
departamentos de la institución. La solicitud por parte de los departamentos que la requieren es vía telefónica.
Se lleva un registro de llamadas donde se anota al funcionario que solicita, la hora, el departamento y el
personal que se asigna para realizar la mensajería.

• Logros alcanzados
» El año 2016 se ha desarrollado el proyecto de Digitalización de Documentos, en el cual se cumplió con
todos los procedimientos necesarios para llevarlo a cabo. El mismo inició en el mes de febrero del 2016,
y concluyó en el mes de junio. Se digitalizaron 21,629 expedientes.
» Los expedientes digitalizados serán de utilidad para los departamentos de Investigación, Conciliación
y Decisiones de Quejas, ya que son los encargados de utilizar las referencias necesarias en los diversos
casos de la institución para su solución.
» Se instaló en el departamento un archivador rodante con capacidad para 500 cajas.
» El proyecto tiene una segunda etapa donde se tomarán en cuenta otros departamentos para agilizar el
trabajo.

10. Unidad de Almacén

184 La unidad de Almacén tiene como objetivo principal recibir todos los bienes que adquiere la institución a nivel
nacional y posteriormente abastecer individualmente todas y cada una de las unidades administrativas que
conforman la ACODECO, de materiales e insumos que son indispensables para realizar las labores diarias.
Esto se logra con el apoyo de un equipo de colaboradores eficientes en su gestión.
Se cuenta con un sistema de inventario permanente, el cual permite un control constante de los bienes, al
llevar el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el número de la orden de compra,
salidas y entradas de los materiales a las diferentes unidades administrativas, facilitando una cuantificación
de los bienes mucho más real y eficaz dentro de la Unidad.
La verificación periódica de los bienes e insumos almacenados es vital, de modo que al momento de suplir las
necesidades de las unidades administrativas éstos gocen de las condiciones adecuadas para su uso inmediato,
minimizando el riesgo de deterioro o pérdida del bien.
Una labor a destacar durante este período fue la realización del Inventario Físico de Materiales de la Unidad
de Almacén, por el Departamento de Contabilidad, en conjunto con el personal de apoyo suministrado por
la Dirección Administrativa para asegurar que se mantengan los registros actualizados y adecuados en el
sistema de inventario permanente.

11. Unidad de Reproducción
Con equipo propio, esta unidad brinda apoyo a todos los departamentos de la institución, en lo referente a
copias, encuadernado, empastado, plastificaciones, letreros, afiches, folletos, volantes y papelería institucional.

Además, confecciona toda la papelería de uso interno como hojas de trámites, sobres, hojas con membretes,
folder, etiquetas en papel engomado, certificados, calcomanías e impresiones de fotografías y formularios.

Tiene a su disposición equipo y programas especializados para diseño y diagramado con los que se diagraman
los artes y se confeccionan los afiches, volantes y/o anuncios a ser utilizado en ferias, foros y actividades de
divulgación en las que participe la institución.

Lleva el control de los equipos de fotocopiado ubicados en las unidades administrativas; además del control
del uso de cartuchos de tinta y los daños que se presenten en los equipos al trabajar en colaboración con el
Departamento de Informática en este caso.