Page 22 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

ิ
ิ
(นตพัฒน์ ชัยภัทรวรเมธ)

- ๑๗ -

่
ื
หนังสอประทับตรา คอ หนังสือท่ใชประทบตราแทนการลงชือของหัวหนาสวนราชการระดบ
ี
ั
ั
ื
กรมขึ้นไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกอง หรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขนไป
ึ้
ั
เปนผูรับผิดชอบลงชือยอกากบตรา ใหใชไดระหวางสวนราชการกบสวนราชการ หรือระหวางสวนราชการกับ

ั
่
ํ
ี่
บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเรื่องสําคัญตามทกําหนด
จากความหมายของหนังสือประทับตรา สามารถแยกเปนองคประกอบในการพิจารณาจัดทาได 
ํ
ดังนี้
๑. เปนหนังสือที่ใชไดตั้งแตระดับกรมขึ้นไป (กรมในที่นี้หมายถึงระดับ ทอ.)
๒. เปนหนังสือที่ใชกระดาษตราครุฑอยางเดียว
๓. เปนหนังสือที่ใชถึงบุคคลหรือหนวยงานภายนอกก็ได (ใชคําเต็ม)
๔. เปนหนังสือที่ใชถึงหนวยงานภายในก็ได (ใชคํายอ)
่
ี
๕. เปนหนังสือที่ตองใหหัวหนาสวนราชการระดับกอง (กองในทนีหมายถึงระดับ นขต.ทอ.) หรือ
้
ผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไป เปนผูลงชื่อยอกํากับตรา
๖. เปนหนังสือที่ใชเฉพาะเรื่องที่ไมสําคัญ มี ๖ กรณี คือ
๖.๑ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
๖.๒ การสงสําเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
๖.๓ การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสําคัญหรือการเงิน

๖.๔ การแจงผลงานที่ไดดําเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ
๖.๕ การเตือนเรื่องที่คาง
๖.๖ เรื่องซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกําหนดโดยทําเปนคําสั่งใหใชหนังสือประทับตรา

หัวขอการเขียนหนังสอประทับตรา
ื
๑. ที ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง (เชนเดียวกับหนังสือภายนอก)
่
๒. ถึง ใหลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง


ี
ี
๓. ขอความ ใหลงสาระสําคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย กรณีท่มีอางถึงเรื่องท่เคย
ติดตอกัน หรือมีสิ่งที่สงมาดวย ใหเขียนลงไวในขอนี้
๔. ชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงชื่อสวนราชการทสงหนังสือออก
ี่