Page 15 - E-Mag _ Catatan Mag v2

ᓹ A c c e s s t o r e c o r d s w i l l b e c o n t r o l l e d a n d m o n i t o r e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e n a t u r e

a n d s e n s i t i v i t y o f t h e
r e c o r d s a n d w i t h r e g a r d t o r e l e v a n t l e g i s l a t i o n ’
ᓹ R e c o r d s w i l l b e a c c e s s i b l e t o s t a f f w h o a r e a u t h o r i s e d t o u s e t h e m
ᓹ R e c o r d s w i l l b e a r r a n g e d a n d d e s c r i b e d i n a m a n n e r w h i c h f a c i l i t a t e s f a s t ,

a c c u r a t e a n d c o m p r e h e n s i v e
r e t r i e v a l
ᓹ P r o v i s i o n w i l l b e m a d e f o r t h e p r e s e r v a t i o n o f r e c o r d s t o e n s u r e t h e y a r e
c o m p l e t e , a v a i l a b l e a n d u s a b l e f o r a s l o n g a s t h e y a r e r e q u i r e d
ᓹ T i m e e x p i r e d r e c o r d s w i l l b e d e s t r o y e d c o n s i s t e n t l y i n a c c o r d a n c e w i t h T h e
P o l i c y f o r T h e R e t e n t i o n a n d
D i s p o s a l o f D o c u m e n t s a n d R e c o r d s P a p e r a n d E l e c t r o n i c
ᓹ R e c o r d s w i l l b e d e s t r o y e d i n a s e c u r e m a n n e r a s i s n e c e s s a r y f o r t h e l e v e l o f
c o n f i d e n t i a l i t y
ᓹ R e c o r d s o f h i s t o r i c a l a n d a d m i n i s t r a t i v e i m p o r t a n c e w i l l b e i d e n t i f i e d a s
a r c h i v e s a n d t r a n s f e r r e d t o t h e
A r c h i v e s s e c t i o n f o r p e r m a n e n t r e t e n t i o n .
ᓹ R e c o r d s w i l l b e s h a r e d / p r o c e s s e d i n a c c o r d a n c e w i t h r e l e v a n t l a w s a n d p o l i c i e s
ᓹ R e c o r d s w i l l b e c l a s s i f i e d
ᓹ R e c o r d s w i l l b e k e p t a c c u r a t e a n d u p t o d a t e
ᓹ INVERCLYDE l OR b e COMPUTER a t a l l t i m e s REQUEST, IN EMPLOY t GE PRINT, t a k e n o f f ON t e

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