Page 41 - myPortfolio PTPO N22

Aktiviti 9: Proses Kerja Mengurus Sistem Fail
PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. JAWAB PROSES KERJA HUBUNGAN/ PERATURAN DAN
DIRUJUK PUNCA KUASA
1. PPT N36 Mewujudkan Buku Daftar Fail
Menggunakan kulit fail
TERBUKA/ SULIT/ RAHSIA/
RAHSIA BESAR dan
diasingkan tempat
2. PT P/O N22 penyimpannya mengikut
jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat
TIDAK ditulis di muka
hadapan kulit fail)
Pemindahan dokumen dari
satu fail ke fail yang lain
3. PT P/O N22 perlu menggunakan slip
pindahan (transfer slip) dan
dicatatkan pada kertas minit.
Menyediakan Tajuk dan
Nombor Fail di kulit fail serta
4. PT P/O N22
kertas minit pada bahagian
dalam fail.
Merujuk Manual Sistem Fail /
Sistem Klasifikasi Fail yang Garis Panduan
5. PT P/O N22 ditetapkan oleh Universiti PPT N36 Pengurusan Rekod
bagi pemilihan nama fail. Universiti Pendidikan
Sultan Idris
Membuat catatan pergerakan
fail di kulit fail dan
6. PT P/O N22
borang/kad /buku pergerakan
fail
Menutup fail mengikut
kriteria-kriteria yang telah
7. PT P/O N22 ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran
Menyusun dan menyimpan
8. PT P/O N22 fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
Mengasingkan fail aktif dan
9. PT P/O N22 Fail tamat tindakan ditutup
dan diasingkan
Melaksanakan semakan
10. PPT N36 tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan
Melaksanakan semakan
11. Pengarah mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail.

40