Page 42 - myPortfolio PTPO N22

Aktiviti 9: Carta Alir Mengurus Sistem Fail

TEMPOH
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA MASA

MULA

PPT N36 Mewujudkan Buku Daftar Fail 30 minit

Menggunakan kulit fail TERBUKA/
SULIT/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR
dan diasingkan tempat
PT P/O N22 penyimpannya mengikut jenis fail- 5 minit
fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat TIDAK ditulis
di muka hadapan kulit fail)

Memastikan pemindahan dokumen
dari satu fail ke fail yang lain
PT P/O N22 menggunakan slip pindahan 5 minit
(transfer slip) dan dicatatkan pada
kertas minit.

Menyediakan Tajuk dan Nombor
PT P/O N22 Fail di kulit fail serta kertas minit 5 minit
pada bahagian dalam fail.

Merujuk Manual Sistem Fail /
PT P/O N22 Sistem Klasifikasi Fail yang 5 minit
ditetapkan oleh Universiti bagi
pemilihan nama fail.

Membuat catatan pergerakan fail di
PT P/O N22 kulit fail dan borang/kad /buku 5 minit
pergerakan fail

Menutup fail mengikut kriteria-
PT P/O N22 kriteria yang telah ditetapkan iaitu 5 minit
4cm/100 lampiran

PT P/O N22 Menyusun dan menyimpan fail di 5 minit
Bilik Registri/Rekod/Fail

Mengasingkan fail aktif dan Fail
PT P/O N22 tamat tindakan ditutup dan 5 minit
diasingkan

Melaksanakan semakan tempoh
PPT N36 5 minit
capaian fail untuk proses pelupusan

Melaksanakan semakan mengejut
PENGARAH bagi kawalan pengurusan sistem 5 minit
fail.

TAMAT
41