Page 58 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๕๓ -

ึ้
ํ
หนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทาขน
นอกจากท่กลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือท่หนวยงานอ่นใดซ่งมิใชสวนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึง
ี
ื
ี
ึ
สวนราชการและสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของทางราชการม ๔ ชนิด ไดแก 
ี
๑. หนังสือรับรอง
๒. รายงานการประชุม
๓. บันทึก
๔. หนังสืออื่น

ื่

๑. หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพอรับรองแกบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงาน
ั่

ํ
เพื่อวัตถุประสงคอยางใดอยางหนึ่งใหปรากฏแกบุคคลโดยทวไปไมจําเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครุฑ กาหนด
หัวขอไวดังนี้
ึ
ั
ี่
๑.๑ เลขท ใหลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เริ่มตั้งแต ๑ เรียงเปนลําดบไปจนถง
ี
ุ
ั
สินปปฏิทิน ทบเลขปพทธศักราชท่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขทของหนังสือทวไปตามแบบของหนังสือภายนอก
่
ั
้
่
ี
่
(ที กห) อยางหนึ่งอยางใด
๑.๒ สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการซ่งเปนเจาของหนังสือนั้น และ

ึ
จะลงสถานที่ตั้งของสวนราชการเจาของหนังสือดวยก็ได



๑.๓ ขอความ ใหลงขอความ ขึ้นตนวา หนังสือฉบับนี้ใหไวเพื่อรับรองวา.…. แลวตอดวย

ํ
ชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานที่ทางราชการรับรอง ในกรณีที่เปนบุคคลใหพิมพชื่อเต็มโดยมคานําหนานาม
ี
่
ี
่

ํ
ี

ั
ุ
ํ
ชือ นามสกล ตาแหนงหนาท และสังกัดหนวยงานทผูนั้นทางานอยูอยางชัดแจง แลวจึงลงขอความทรับรองกบให
่
่
ี
ระบุเงื่อนไขที่จะนําไปใชรับรองไวทายขอความดวย
๑.๔ ใหไว ณ วันท ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพทธศกราช
ั
ี่

ุ
ที่ออกหนังสือรับรอง
๑.๕ ลงช่อ ใหลงลายมือชื่อหัวหนาสวนราชการผูออกหนังสือหรือผูท่ไดรับมอบหมาย
ื
ี
และพิมพชื่อเต็มของเจาของลายมือชื่อไวในวงเล็บใตลายมือชื่อ
๑.๖ ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูลงลายมือชื่อในหนังสือ
ั
ี่
๑.๗ รูปถายและลายมือชื่อผูไดรับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเปนเรื่องสําคญทออกใหแก 
ั
บุคคล ใหติดรูปถายของผูที่ไดรับการรับรอง ขนาด ๔ x ๖ ซม. หนาตรงไมสวมหมวก ประทบตราชื่อสวนราชการ
้

ทออกหนังสือบนขอบลางดานขวาของรูปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษ และใหผูนันลงลายมอชือไวใตรูปถาย
ื
่

่
ี




ั
ิ
พรอมทงพมพชือเต็มของเจาของลายมือชือไวในวงเล็บใตลายมอชือดวย หนังสือรับรองทุกหัวขอ ใหใชคาเต็ม
ื
่
่
่
ํ
้
ทังหมด
้