Page 62 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๕๗ -

๒. รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชุม
และมติของที่ประชุมไวเปนหลักฐาน
๒.๑ ชนิดของรายงานการประชุม รายงานการประชุมสวนใหญแบงออกเปน ๒ ชนิด คือ

๒.๑.๑ รายงานการประชุมของสวนราชการ การประชุมของสวนราชการนัน หัวหนา
้
ึ
ํ
่


ี
สวนราชการจะเปนผูกาหนดผูเขารวมประชุม วัน เวลา ทจะประชุม ซ่งอาจจะกาหนดไวเปนการแนนอนหรือ
ํ
กําหนดขึ้นเปนครั้งคราวตามแตจะเห็นสมควรก็ได
่
๒.๑.๒ รายงานการประชุมของคณะกรรมการ ในกรณทมเรืองราวทจะตองพจารณา
ี
ี
ิ
ี

่
่
ี
ี


ํ
ดาเนินการและหัวหนาสวนราชการพิจารณาเห็นวา นาจะไดใหผูท่เก่ยวของหลาย ๆ ฝายไดรวมกันพิจารณา
ี

ี่
ี
ี่
ิ
ี
เพื่อใหไดหนทางปฏิบัติหรือขอยุติทดีและเหมาะสม หรือกรณการดําเนินงานบางภารกจทเห็นสมควรมคณะบุคคล
้
ํ
รวมพจารณากาหนดนโยบายและควบคมใหการดาเนินงานในภารกจนัน ๆ เปนไปดวยความเรียบรอย อาจจะ

ิ
ุ
ิ
ํ
ตั้งคณะกรรมการขึ้นพิจารณาซึ่งคณะกรรมการจะนัดหมายใหมีการประชุมขึ้นพิจารณา
๒.๒ ลักษณะของการประชุม อาจจําแนกได ๓ ลักษณะ คือ
ี
๒.๒.๑ ลักษณะท่เปนการสั่งการ การประชุมในลักษณะนี้หากผูเปนประธาน
ี่
ในที่ประชุมมิใชผูมีอํานาจในการสั่งการ การที่จะใหหนวยหรือผูเกี่ยวของปฏิบัติตามเรื่องทไดประชุมนั้น จะตอง
่
ี
ื
่
เสนอรายงานการประชุมใหผูมอานาจในการสังการ เพอสังการกอนทจะสงสําเนารายงานการประชุมใหหนวยหรือ
่


่
ี
ํ
ผูเกี่ยวของปฏิบัติ
๒.๒.๒ ลักษณะที่เปนการปรึกษาหารือขอความคิดเห็น
๒.๒.๓ ลักษณะที่เปนการชี้แจงแถลงเรื่อง
(การประชุมแตละครั้งอาจจะมีลักษณะใดลักษณะหนึ่งหรือทั้ง ๓ ลักษณะกได)
็

๒.๓ วิธีการจดรายงานการประชุม
๒.๓.๑ จดละเอียดทุกคําพูด พรอมดวยมติ
๒.๓.๒ จดเฉพาะประเด็นสําคัญอันเปนเหตุผลนําไปสูมติ พรอมดวยมติ
๒.๓.๓ จดเฉพาะเหตุผลของที่ประชุม พรอมดวยมติ
๒.๔ การจัดทํารายงานการประชุม กําหนดหัวขอไวดังนี้
ี
ุ
๒.๔.๑ รายงานการประชม ใหลงชื่อสวนราชการท่ประชุมหรือการประชุมของ
คณะนัน เชน รายงานการประชุมกรมสารบรรณทหารอากาศ
้
๒.๔.๒ ครั้งท ใหลงครั้งที่ที่ประชุมเปนรายป โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข ๑ เรียงเปน
ี่

ั
ี
่
ิ
ุ
ั
ั
ลําดบไปจนสินปปฏิทน ทับเลขปพทธศกราชทประชุม เมอข้นปปฏิทินใหมใหเริมครั้งท ๑ ใหม เรียงไปตามลําดบ
้
่
่
ึ
่
ี
ื
เชน ครั้งที่ ๑/๒๕๖๓ หรือจะลงจํานวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะทประชุมหรือการประชุมนั้น ประกอบกบ
ี่
ั
ครั้งที่ประชุมเปนรายปก็ได เชน ครั้งที่ ๒๐๙-๑/๒๕๖๓ หมายความวาเปนการประชุมครั้งที่ ๒๐๙ ของคณะกรรมการ
หรือของหนวย และเปนการประชุมครั้งที่ ๑ ในป ๒๕๖๓
๒.๔.๓ เมื่อ ใหลงวัน เดือน ป ที่ประชุม โดยลงชื่อวันพรอมตัวเลขของวันท ชื่อเต็ม
ี่
ของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราช เชน เมื่อวันจันทรที่ ๗ มกราคม ๒๕๖๓
ั
๒.๔.๔ ณ ใหลงสถานที่ที่ประชุม เชน ณ หองประชุมกองทพอากาศ