Page 43 - myPortfolio PTPO N22_Neat

Aktiviti 9: Senarai Semak Mengurus Sistem Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mewujudkan Buku Daftar Fail
2. Menggunakan kulit fail TERBUKA/ SULIT/ RAHSIA/
RAHSIA BESAR dan diasingkan tempat
penyimpannya mengikut jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat TIDAK ditulis di muka
hadapan kulit fail)
3. Pemindahan dokumen dari satu fail ke fail yang lain
perlu menggunakan slip pindahan (transfer slip)
dan dicatatkan pada kertas minit.
4. Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail di kulit fail
serta kertas minit pada bahagian dalam fail.
5. Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem Klasifikasi Fail
yang ditetapkan oleh Universiti bagi pemilihan
nama fail.
6. Membuat catatan pergerakan fail di kulit fail dan
borang/kad /buku pergerakan fail
7. Menutup fail mengikut kriteria-kriteria yang telah
ditetapkan iaitu 4cm/100 lampiran
8. Menyusun dan menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
9. Mengasingkan fail aktif dan Fail tamat tindakan
ditutup dan diasingkan
10. Melaksanakan semakan tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan
11. Melaksanakan semakan mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail

42