Page 83 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๗๘ -

๓.๒.๑.๗ ช่อและตําแหนง ใหลงลายมือชื่อและตําแหนงของผูบันทก
ื
ึ
ในกรณทมบันทกออกไปยังหนวยนอก ทอ. (นขต.ของ สร., สป., บก.ทท., ทบ. และ ทร.) จะตองพิมพชื่อเต็ม
ึ
ี
่
ี
ี
ในวงเล็บใตลายมือชื่อดวย (ตามมติที่ประชุม กห.ครั้งที่ ๒ เมื่อ ๒๖ ส.ค.๒๖)
๓.๒.๒ กรณีที่เปนเรื่องสําคัญและเปนแบบพิธีใหใชกระดาษตราครุฑ โดยมหัวขอ
ี

ํ
เชนเดียวกับหนังสือภายนอก เวนแตบันทึกที่ผูใตบังคับบัญชาเรียนผูบังคับบัญชา ใหใชคาลงทายวา “ควรมควร
ิ
่
ํ
ี
ิ



ี
่
แลวแตจะกรุณา” และขอความทใช หากตดตอไปยังหนวยนอก ทอ.(ภายใน กห.) ใหใชคํายอไดตามท กห.กาหนด
หากติดตอกับหนวยใน ทอ.ใหใชคํายอไดตามที่ กห.และ ทอ.กําหนด
ึ
๓.๒.๓ บันทึกตอเนื่อง คือการบันทึกตอในหนังสือที่ไดรับซึ่งอาจจะเปนบันทกสั่งการ
ํ
บันทกรายงาน หรือบันทึกตดตอ อยางใดอยางหนึ่งก็ไดโดยใหระบุคาข้นตนขอความที่บันทึก ลงชื่อ ตาแหนง
ํ
ึ
ิ
ึ
ื
ิ
ี
ิ

ี
่
่
ี
วันท เดือน ป ทบันทึกกํากับไว หากไมมความเห็นใดเพ่มเตมใหลงชื่อตําแหนง วันท่ เดอน ป กํากับไวเทานั้น
ี
เชน
เรียน ผบ.ทอ. หรือ
เพื่อกรุณาทราบ
พล.อ.ท.
พล.อ.ต. รอง เสธ.ทอ.
จก.สบ.ทอ. ก.ย.๖๓
ก.ย.๖๓
ี
่

ึ
ในกรณทีไมสามารถบันทกในสวนทวางดานหนาหรือดานหลังของหนังสือ

ี
่
ท่รับเขามาไดจะตองใชกระดาษบันทึกขอความแผนใหม ใหลงรายละเอียดในชอง “สวนราชการ” ใหลงชื่อ
ี

ั
สวนราชการเจาของหนังสือ เจาของเรือง และโทรศพท เชน “สบ.ทอ.(กสม.โทร.๒-๑๕๗๖)” ชอง “ที่” ใหนํา
่
ั
ั
เลขทะเบียนหนังสือรับมาลง โดยทับดวยเลขของปพทธศกราชสองตวหลังภายในวงเล็บ เชน “ที (ตอ สบ.ทอ.
ุ

่
่
่
ื

่
เลขรับ ๑๓๙๘/๖๓)” และชอง “วันที่” ใหลงเลขของวันทีผูบังคับบัญชาลงชือ ชือยอของเดอนและเลขสองตัวหลัง
ของปพุทธศักราชเชน “๑๓ ก.ย.๖๓” และ “เรื่อง” ใหลงชื่อเรื่องเดิมของหนังสือที่ไดรับ
ี
่
ิ
๔. หนังสืออน คอ หนังสือหรือเอกสารอนใดทเกดขนเนืองจากการปฏิบัตงานของเจาหนาท ี ่
ื
่
้
ื
ึ
ิ
่
ื
่
ึ
ู
เพื่อเปนหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถาย ฟลม แถบบันทกเสียง แถบบันทกภาพและสื่อกลางบันทกขอมลดวย
ึ

ึ
หรือหนังสือของบุคคลภายนอกทยื่นตอเจาหนาท และเจาหนาท่ไดรับเขาทะเบียนรับหนังสือของทางราชการ
ี
่
่
ี
ี
ํ
ี
แลวมีรูปแบบตามท่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้นใชตามความเหมาะสม เวนแตมีแบบตามกฎหมาย
ึ
ี
ํ
เฉพาะเรืองใหทาตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบแผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวนและสอบสวน และคารอง
่
่
ํ
เปนตน
สื่อกลางบันทึกขอมูล หมายถง สือใด ๆ ที่อาจใชบันทึกขอมูลไดดวยอุปกรณทางอเล็กทรอนิกส

ิ
่
ึ

ึ



ั
ิ
ู
ี
ี
ี

เชน แผนบันทกขอมล เทปแมเหล็ก จานแมเหล็ก แผนซด-อานอยางเดยว หรือแผนดจิทลอเนกประสงค เปนตน