Page 14 - myPortfolio PTPO N22

4.0 DESKRIPSI TUGAS

MAKLUMAT UMUM

Pembantu Tadbir Ketua
Gelaran Jawatan (Perkeranian/Operasi) Perkhidmatan Pengarah
Ringkasan Gelaran PT P/O Kedudukan Di
Jawatan Waran Penjawatan
Gred Jawatan N22 Bidang Utama Pentadbiran dan Kewangan
Gred JD N22 Sub-Bidang Pentadbiran dan Kewangan
Status Jawatan Jawatan Hakiki Disediakan Oleh Pn. Zuniza Mohamed Hanapiah
Pembantu Tadbir (P/O) Kanan
Hirarki 1 Akademi Pendidikan / Disemak Oleh En. Mohd Hanif Mohamad,
(Bahagian) Sekolah Makmal Pen. Pegawai Tadbir Kanan
Hirarki 2 Unit Pentadbiran dan Dr. Mohd Hafiz Md. Hanif
(Cawangan/Sektor/ Kewangan Diluluskan Oleh Pengarah
Unit)
Pembantu Tadbir
Skim Perkhidmatan (Perkeranian/Operasi) Tarikh Dokumen 09 Oktober 2019

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
(Dalam satu atau dua ayat ringkas, terangkan tujuan jawatan diwujudkan)

Membantu dan merekod pengurusan hal ehwal pejabat serta kewangan PTj bagi memastikan fungsi jabatan dan
peruntukan yang diterima mencukupi dan dibelanjakan dengan berhemat, cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
(Tanggungjawab selaras dengan jangkaan hasil dan (Tugas utama selaras dengan akauntabiliti)
prestasi)
a. Melaksanakan dan menjalankan tugas a. Menjalankan tugas penyelenggaraan fail/dokumen
perkeranian dan operasi bagi memenuhi fungsi pentadbiran bagi memastikan dokumentasi tersusun
tugas di Jabatan selaras dengan peraturan dan mudah diakses apabila diperlukan.
yang berkuat kuasa. b. Membantu penyediaan bahan mesyuarat.
c. Menguruskan tempahan makanan untuk
kursus/bengkel/mesyuarat/aktiviti jabatan
d. Membantu menyediakan memo/ surat-menyurat
berkaitan pentadbiran.
e. Melaksanakan urusan kaunter utama di jabatan.
b. Membantu dan mengemaskini rekod a. Mencetak dan mengumpul salinan rekod kedatangan
cuti/kehadiran kakitangan di dalam sistem kakitangan setiap bulan.
MyHRIS bagi mematuhi peraturan berkuat b. Membantu dan menyediakan dokumen berkaitan
kuasa dan pematuhan pengauditan. peringatan kepada kakitangan yang bermasalah.
c. Membantu dan memberi khidmat nasihat berkaitan
prosedur permohonan cuti.
d. Membantu dan merekod permohonan cuti sentiasa
dikemas kini di sistem MyHRIS.
c. Merekod jadual kerja harian Pengarah bagi a. Merekod dan menyelaras jadual harian pengarah untuk
memastikan penyelarasan mesyuarat, temu temu janji/mesyuarat/ agar sentiasa dikemas kini.
janji, urusan perjalanan, mengikut kepentingan b. Membantu urusan berkaitan permohonan pengesahan
dan berjalan lancar tanpa sebarang pertindihan. dan kelulusan pengarah.
d. Membantu dan menguruskan rekod dokumen a. Membuat salinan surat/memo seperti arahan yang
masuk (surat/memo) bagi memastikan kawalan diminitkan oleh pengarah.
dan rujukan dokumen dapat dikenal pasti b. Mengedar surat-surat harian, memo, akta, perintah,
apabila dikehendaki. arahan, pekeliling untuk makluman kakitangan.
e. Menyelaras dan menguruskan stok bekalan a. Mengawal selia aset & inventori dari aspek

13