Page 86 - Buku Pengurusan SMKMN 2021

72

12.4.1 Setiap Fail Putih Terhad perlu mengandungi kertas minit yang SU Kurikulum/
diletakkan di sebelah dalam kulit depan fail. KP/Pembantu
12.4.2 Kertas minit mestilah yang asal dan tidak boleh difotokopi, tidak Operasi
boleh bertaip, dan tidak boleh ditampal di atas kulit fail.
12.4.3 Prinsip proses surat keluar dan surat masuk :-
 Surat masuk : pen dakwat merah
 Surat keluar : pen dakwat hitam/biru
 Tatacara meminitkan surat boleh dilakukan dengan
tulisan/cap
 Surat perlu diminit dalam fail serta merta untuk tindakan
pegawai bertanggungjawab
 Surat segera diberi terus kepada pegawai yang
bertanggungjawab (salinan)
12.5 Lokasi Penyimpanan GKMP/KP/
 Fail mestilah mudah diakses dan selamat Pembantu
 Fail mesti disusun secara sistematik (mengikut bidang dan Operasi
turutan nombor fail
 Rak penyimpanan fail perlu dilabel mengikut bidang dan
turutan nombor fail
 Buku log diikat tali supaya tidak hilang untuk pastikan
bilangan fail cuklup dan terakru
12.6 Sebarang pergerakan fail perlu direkodkan dalam buku log Pengetua/PKP
pergerakan fail. Fail tidak boleh dibawa keluar kecuali untuk GKMP/KP
pemantauan rasmi.
12.7  Fail perlu disemak sebanyak dua kali setahun (Mac dan
Oktober). Gunakan borang pemantauan Fail SPSK.
12.8 Pelupusan fail mengikut ketetapan (SP Am Bil. 1/1997: Peraturan
Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan)
 Kandungan fail lebih satu inci/100 surat
 Tulis: Fail ditutup dan diikat dengan tali putih
 Penyimpanan fail lupus di stor pejabat selama 5 tahun
13. PUSAT SUMBER SEKOLAH
13.1 Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah Pengurusan
13.1.1 Sekolah hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Pusat Sumber Sekolah
Sekolah (JKPS). JK Pusat Sumber
13.1.2 Carta Organisasi JKPS disediakan dan dipaparkan di dalam dan di luar
Pusat Sumber Sekolah. Guru Media
13.1.3 Menyediakan Perancangan Strategik, Pelan Taktikal dan Pelan
Operasi Pusat Sumber.
13.1.4 Pemilihan buku/bahan sumber/TMK yang hendak dibeli mesti
dilakukan oleh Penyelaras PSS untuk memastikan pembelian
buku/bahan sumber yang sesuai.
13.1.5 Mesyuarat PSS dirancang dan dilaksanakan tiga kali setahun dan
mengikut ketetapan mesyuarat.
13.1.6 Minit Mesyuarat dibuat tiga salinan dan disimpan dalam Fail Induk
Pusat Sumber/Fail Minit Pengetua/Fail Penolong Kanan.
13.1.7 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja dilaksanakan tiga kali setahun iaitu
Januari, Julai dan Oktober.
A. Perkara-perkara dalam mesyuarat pertama (Januari)
 Pengurusan dan Pentadbiran
 Struktur Organisasi
 Aktiviti Tahunan
 Pemantauan PSS
 Pengurusan Kewangan (Anggaran Perbelanjaan)
 Pemilihan buku JK Pusat Sumber
 NILAM
B. Perkara-perkara dalam mesyuarat kedua (Julai)
 Laporan kewangan
 Laporan aktiviti JK Pusat Sumber