Page 30 - คู่มือแนวดำเนินงานทะเบียนหลักฐานการจบการศึกษา และการให้บริการทางการศึกษา

30

บทที่ 4

การจัดเก็บรักษาแบบรายงานผู้ส าเร็จการศึกษา (ปพ.3)

ความส าคัญ
หลักฐานแสดงผลการจบการศึกษา เป็นเอกสารที่สถานศึกษาจัดท าขึ้นเพื่อบันทึกข้อมูล

ผลส าเร็จการศึกษาของผู้เรียน โดยผู้บริหารโรงเรียนใช้ส าหรับตัดสินและอนุมัติผลการจบการศึกษา
สถานศึกษาจะต้องจัดท าขึ้นให้ถูกต้องตามระเบียบ ค าสั่ง หรือแนวปฏิบัติที่ก าหนดไว้ หลักฐานการจบ

การศึกษาเป็นเอกสารเบื้องต้นที่จะน าไปสู่การจัดท าเอกสารส าคัญทางการศึกษาอื่น ๆ รูปแบบของหลักฐาน
แสดงผลการจบการศึกษามีหลายรูปแบบแตกต่างกัน ซึ่งข้อมูลที่ก าหนดในแต่ละรูปแบบจะสอดคล้องกับระบบ

การประเมินผลของแต่ละหลักสูตร หลักฐานแสดงผลการจบการศึกษาจึงเป็นเอกสารบังคับแบบก าหนดขึ้น

เพื่อให้สถานศึกษาจัดท าให้ตรงกับหลักสูตรที่เปิดสอนในแต่ละยุคสมัย สถานศึกษาจึงต้องระมัดระวังจัดท า
ข้อมูลอย่างรอบคอบและเก็บรักษาไว้ให้ปลอดภัย มิให้เกิดการช ารุด เสียหาย สูญหาย หรือข้อมูลถูก

เปลี่ยนแปลงโดยมิชอบด้วยกฎหมาย สถานศึกษาสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงคุณสมบัติของผู้จบการศึกษา

และน าไปใช้ประโยชน์ไปใช้ในการจัดท าเอกสารส าคัญทางการศึกษาเพื่อการศึกษาต่อ สมัครเข้าท างาน เพื่อ
สิทธิบางอย่าง หรือเพื่อแสดงสถานะทางสังคม จึงมีความจ าเป็นต้องท าไว้ 3 ชุด โดยจัดเก็บรักษาไว้ที่

สถานศึกษา 1 ชุด ส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา 1 ชุด และส่งเก็บที่หน่วยงานกลาง ส านักงานคณะกรรมการ
การศึกษาขั้นพื้นฐาน 1 ชุด หากหลักฐานการจบการศึกษาชุดใดชุดหนึ่งที่จัดเก็บไว้ที่สถานศึกษาหรือ

หน่วยงานเกิดช ารุด สูญหาย หรือเสียหายจากไฟไหม้ ปลวกขึ้น หรือเกิดจากภัยธรรมชาติก็สามารถที่จะ
คัดลอกโดยอาศัยหลักฐานชุดที่จัดเก็บไว้ที่ส านักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน ทั้งนี้ การด าเนินงาน

คัดลอกควรจะอยู่ภายใต้การควบคุม ดูแล ด าเนินการของคณะกรรมการเฉพาะกิจ ซึ่งได้รับการแต่งตั้งจาก

หัวหน้าองค์กรที่ควบคุม ดูแล รับผิดชอบการจัดเก็บหลักฐานการจบการศึกษา
หลักฐานการจบการศึกษาเป็นเอกสารที่จะต้องจัดเก็บไว้ตลอดไปตราบเท่าที่มีความจ าเป็นต้อง

ใช้ข้อมูลเหล่านั้น การจัดเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาหลายสิบปีอาจท าให้หลักฐานการจบการศึกษาเกิดการ

เสื่อมสภาพ แม้ว่าจะจัดท าด้วยกระดาษที่มีคุณภาพดีเพียงใด จึงมีความจ าเป็นที่ต้องต้องใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย
เข้ามาช่วยในการจัดเก็บ บันทึกข้อมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งอาจมีหลายทางเลือกเช่น บันทึกด้วย

ไมโครฟิล์ม หรือจัดท าฐานข้อมูลบันทึกจัดเก็บในแผ่นซีดี รอม เป็นต้น
การส่ง ปพ.3 ให้ส านักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐานและส านักงานเขตพื้นที่การศึกษาเก็บรักษา

ต้องส่งด้วยต้นฉบับ
- ชั้น ป.6 จัดท าฉบับจริง 2 ชุด โดยจัดเก็บที่สถานศึกษา 1 ชุด ส่ง ส านักงานเขตพื้นที่ 1 ชุด

- ชั้น ม.3 จัดท าฉบับจริง 3 ชุด โดยจัดเก็บที่สถานศึกษา 1 ชุด ส่งส านักงานเขตพื้นที่การศึกษา

1 ชุด และ ส่งส านักงานคณะกรรมการการศึกษาขั้นพื้นฐาน 1 ชุด