Page 39 - REVISTA 3K

Organizimi i ngjarjeve/eventeve

Pesë faza themelore të menaxhimit të ngjarjes
Menaxhimi dhe planifikimi i ngjarjeve ka të bëjë me një sërë kon-
ventash dhe ngjarjesh. Menaxhimi i ngjarjeve është një profesion i
menaxhimit të projekteve i përqëndruar në çdo aspekt të ngjarje-
ve, nga zgjedhja e një vendi e deri tek përzgjedhja e vizitorëve. Kur
vjen puna për planifikimin e një ngjarje, ka një numër të gjërave që
këta profesionistë duhet të marrin në konsideratë. Përgjegjësitë
përfshijnë marketingun, signage (simbole për përcjelljen e me-
sazheve personave/njerëzve), marrëveshje audiovizuale, pajisjet,
shtypjen dhe masat e sigurisë etj.

Përveç pjesës së planifikimit dhe aspektit financiar, planifikuesit e
ngjarjeve janë përgjegjës edhe për rregullimin dhe aranzhimin për
transport dhe akomodimin e pjesëmarrësve të pranishëm në një
ngjarje të veçantë. Planifikimi dhe menaxhimi i një ngjarje është
një detyrë mjaft e vështirë. Ka aspekte të shumta që duhet të mer-
ren në konsideratë dhe të kujdesen për ta bërë të gjithën sa më
të suksesshme. Pavarësisht nëse kjo është për mbështetjen logjis- Faza 1: Hulumtimi, përcaktimi i qëllimit dhe vlerësimi i
tike ose menaxhimin e shërbimeve dhe furnizimeve, projektuesi qëndrueshmërisë
i ngjarjes ka një rol vendimtar, për të siguruar që asnjë detaj fizik Pavarësisht nëse jeni një menaxher i korporatave të brendshme
nuk është anashkaluar ose keq-menaxhuar apo drejtoni një kompani të menaxhimit të ngjarjeve që punon
me klientë të ndryshëm, faza e parë është përcaktimi i objektivit të
Ekzistojnë pesë faza themelore të menaxhimit të ngjarjes, ngjarjes tuaj dhe vlerësimi i realizueshmërisë së ngjarjes. Në shumë
megjithëse secili hap përmban shumë detyra. raste, kjo do të duket e vetëkuptueshme. Qëllimi i përgjithshëm i
ngjarjes mund të jetë mbledhja e parave për një krah të ri të bibli-
otekës, festimi i 20 vjetorit të një kompanie ose hapja e një produkti
të ri.

Faza 2: Zgjidhni temën tuaj dhe modeloni ngjarjen
Menaxherët e ngjarjeve projektojnë ngjarjen për të përmbushur
objektivat e specifikuar. Kjo është ajo ku skica e përafërt e ngjarjes
suaj vjen në fokus.

Faza 3: Përqëndrohuni në detajet për një ngjarje të suk-
sesshme
Pasi menaxheri i ngjarjes dhe ekipi i tyre vendosen në një vizion
Faza 4: Ekzekutimi i ngjarjes për ngjarjen, ata kalojnë në detaje. P.sh. finalizimi i kontratave me
Kjo është faza kryesore për çdo menaxher të ngjarjeve! Kjo është vendet, shitësit, folësit dhe interpretuesit, hapin një faqe në internet
ajo ku të gjitha fazat e mëparshme marrin jetë dhe prodhojnë një ngjarjeje dhe aplikacioni i personalizuar i ngjarjes, dërgimi i ftesave
ngjarje që të ftuarit e vlerësojnë dhe kënaqen. për vizitorë, trajtim i stafit dhe vullnetarëve të ngjarjeve, organizimi i
shërbimeve të transportit, etj.
Faza 5: Komunikimet me mysafirëve pas ngjarjes dhe
njoftimi i ekipit
Menaxherët e ngjarjeve të jashtëzakonshme nuk e konsiderojnë
një ngjarje të mbaruar derisa të kuptojnë se si mysafirët, vullne-
tarët, klientët dhe anëtarët e ekipit iu përgjigjën ngjarjes. Kjo fillon
gjatë vetë ngjarjes, me menaxherët e ngjarjeve që vëzhgojnë re-
agimet e mysafirëve, flasin me të pranishmit dhe kontrollohen me
shërbimet e mysafirëve për ndonjë problem. Ata do të dërgojnë
një feedback pas ngjarjes nga 12 në 48 orë pas një ngjarjeje. Me-
naxherët e ngjarjeve hartojnë sondazhe pas ngjarjes për të marrë
më shumë përgjigje duke i mbajtur ato të shkurtra, të thjeshta
dhe miqësore.
Eldona REKA
39