Page 30 - Buku Pengurusan KVDSMZ 2021

BUKU STOK / INVENTORI

1. Ketua Bengkel bertanggungjawab pengurusan buku stok / inventori dan memastikan maklumat dalam buku
stok atau inventori adalah tepat, lengkap dan senantiasa dikemaskini, (setiap pembelian dan keluar masuk
barang hendaklah direkodkan dengan serta merta).
2. Ketua Jabatan, Ketua Pembantu Tadbir dan Juruteknik akan menyemak buku stok inventori ini dari semasa ke
semasa dan dihantar ke pejabat pada hujung tahun untuk disahkan oleh Pengarah.

PESANAN PEROLEHAN / PEMBELIAN BARANG
Semua jenis perolehan/belian MESTI melalui urutan yang berikut :

(i) Permohonan bertulis melalui NOTA MINTA. Borang boleh didapati di pejabat.
(ii) Berjumpa dengan Ketua Pembantu Tadbir (KPT) atau Pembantu Tadbir (Kewangan) untuk pergerakan
kedudukan kewangan dan mendapatkan pengesahan peruntukan adalah mencukupi.
(iii) Mendapatkan kebenaran/kelulusan Pengarah.
(iv) Mendapatkan sebut harga dari beberapa pembekal, yang bertujuan untuk :
 Menjimatkan kos melalui belian pada harga terbaik
 Membantu mudahkan penyediaan Pesanan Tempatan (LO).
(v) Menyerahkan sebutharga (bagi belian < RM 20,000) untuk ditulis Pesanan Tempatan (LO) oleh Pembantu
Tadbir.
(vi) Pesanan Tempatan (LO) akan ditandatangani oleh Pengarah beserta tarikh dan di pos atau dihantar kepada
pembekal.
(vii) Pembekal menghantar borang pesanan beserta Invois.
(viii) PT Perolehan akan mencatat Invois dalam Daftar Bil dan serahkan kepada PT Kewangan.
(ix) Baucer bayaran disediakan dan Pembayaran dibuat.

 NOTA

 Semua perolehan mesti mengikut urutan mengelakkan masalah yang selalu timbul dan ditegur oleh
Jabatan Audit.
 Adalah dilarang sama sekali membuat perolehan/belian tanpa melalui Pesanan Tempatan (LO).
Kegagalan mematuhi peraturan akan menyebabkan pegawai bertanggungjawab sepenuhnya atas
perolehan atau belian tersebut dan pihak kolej tidak akan membuat sebarang pembayaran atas
perolehan/belian tersebut.
 Nota Minta semua pembelian barang/peralatan MESTI mendapat kelulusan daripada Pengarah dahulu
sebelum membuat sebut harga dengan pembekal atau membuat pesanan dan menerima barang.

25