Page 36 - myPortfolio - Pengarah PKM

Aktiviti 7: Proses Kerja Pengurusan Sistem Fail

PEGAWAI LAIN
TANGGUNG YANG ADA UNDANG-UNDANG,
BIL. PROSES KERJA PERATURAN DAN
JAWAB HUBUNGAN/ PUNCA KUASA
DIRUJUK
Mewujudkan Buku Daftar
1. PPT (N32)
Fail
Menggunakan kulit fail
TERBUKA/ SULIT/
RAHSIA/ RAHSIA BESAR
dan diasingkan tempat
2. PT P/O (N22) penyimpannya mengikut
jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat
TIDAK ditulis di muka
hadapan kulit fail)
Pemindahan dokumen
dari satu fail ke fail yang
lain perlu menggunakan
3. PT P/O (N22)
slip pindahan (transfer
slip) dan dicatatkan pada
kertas minit.
Menyediakan Tajuk dan
Nombor Fail di kulit fail
4. PT P/O (N22)
serta kertas minit pada
bahagian dalam fail.
Merujuk Manual Sistem
Fail / Sistem Klasifikasi Garis Panduan
5. PT P/O (N22) Fail yang ditetapkan oleh PPT (N32) Pengurusan Rekod
Universiti bagi pemilihan Universiti Pendidikan
Sultan Idris
nama fail.
Membuat catatan
pergerakan fail di kulit fail
6. PT P/O (N22)
dan borang/kad /buku
pergerakan fail
Menutup fail mengikut
kriteria-kriteria yang telah
7. PT P/O (N22)
ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran
Menyusun dan
8. PT P/O (N22) menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
Mengasingkan fail aktif
9. PT P/O (N22) dan Fail tamat tindakan
ditutup dan diasingkan
Melaksanakan semakan
10. PPT (N32) tempoh capaian fail untuk
proses pelupusan
Melaksanakan semakan

11. Pengarah mengejut bagi kawalan
pengurusan sistem fail
PKM

35