Page 37 - myPortfolio - Pengarah PKM

Aktiviti 7: Carta Alir Pengurusan Sistem Fail

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

MULA

PPT (N32) Mewujudkan Buku Daftar Fail

Menggunakan kulit fail TERBUKA/
SULIT/ RAHSIA/ RAHSIA BESAR dan
PT P/O (N22) diasingkan tempat penyimpannya
mengikut jenis fail-fail berkenaan
(Tajuk fail terperingkat TIDAK ditulis di
muka hadapan kulit fail)

Memastikan pemindahan dokumen
PT P/O (N22) dari satu fail ke fail yang lain
menggunakan slip pindahan (transfer
slip) dan dicatatkan pada kertas minit.

Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail
PT P/O (N22) di kulit fail serta kertas minit pada
bahagian dalam fail.

Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem
PT P/O (N22) Klasifikasi Fail yang ditetapkan oleh
Universiti bagi pemilihan nama fail.

Membuat catatan pergerakan fail di
PT P/O (N22) kulit fail dan borang/kad /buku
pergerakan fail

Menutup fail mengikut kriteria-kriteria
PT P/O (N22) yang telah ditetapkan iaitu 4cm/100
lampiran

PT P/O (N22) Menyusun dan menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail

PT P/O (N22) Mengasingkan fail aktif dan Fail tamat
tindakan ditutup dan diasingkan

PPT (N32) Melaksanakan semakan tempoh
capaian fail untuk proses pelupusan

Melaksanakan semakan mengejut
Pengarah bagi kawalan pengurusan sistem fail
PKM

TAMAT

36