Page 38 - myPortfolio - Pengarah PKM

Aktiviti 7: Senarai Semak Pengurusan Sistem Fail

BIL. TINDAKAN TANDA (/) CATATAN

1. Mewujudkan Buku Daftar Fail
2. Menggunakan kulit fail TERBUKA/ SULIT/
RAHSIA/ RAHSIA BESAR dan diasingkan
tempat penyimpannya mengikut jenis fail-fail
berkenaan (Tajuk fail terperingkat TIDAK
ditulis di muka hadapan kulit fail)
3. Pemindahan dokumen dari satu fail ke fail
yang lain perlu menggunakan slip pindahan
(transfer slip) dan dicatatkan pada kertas minit.
4. Menyediakan Tajuk dan Nombor Fail di kulit
fail serta kertas minit pada bahagian dalam fail.
5. Merujuk Manual Sistem Fail / Sistem
Klasifikasi Fail yang ditetapkan oleh Universiti
bagi pemilihan nama fail.
6. Membuat catatan pergerakan fail di kulit fail
dan borang/kad /buku pergerakan fail
7. Menutup fail mengikut kriteria-kriteria yang
telah ditetapkan iaitu 4cm/100 lampiran
8. Menyusun dan menyimpan fail di Bilik
Registri/Rekod/Fail
9. Mengasingkan fail aktif dan Fail tamat tindakan
ditutup dan diasingkan
10. Melaksanakan semakan tempoh capaian fail
untuk proses pelupusan
11. Melaksanakan semakan mengejut bagi
kawalan pengurusan sistem fail PKM

37