Page 109 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๐๔ -

บทที ๓
่
การรับและสงหนังสือ


ขอ ๑ ทางเขาและการสงหนังสือราชการ
หนังสือราชการทุกฉบับที่เขามายังหนวยเพอดําเนินการ มทางเขา ๒ ทาง คอ ทางเจาหนาท ี่
ี
ื

ื่
ื
ี
นําสง และทางไปรษณีย สําหรับการสงหนังสือราชการก็ดําเนินการได ๒ ทาง คอ ทางเจาหนาที่นําสง และทางไปรษณย
เชนเดียวกัน

ขอ ๒ การสงหนังสือราชการโดยเจาหนาที่นําสง
การสงหนังสือราชการโดยเจาหนาที่นําสง กระทําได ๒ วิธี คือ
๒.๑ สงโดยใชสมุดสงหนังสือ
๒.๒ สงโดยใชใบรับหนังสือ
การสงหนังสือราชการโดยเจาหนาที่นําสงนี้ ปกติสงโดยใชสมุดสงหนังสือ แตบางครั้งอาจจะตอง
ไปสงหนวยหรือผูรับที่อยูไกล ๆ ไมสะดวกที่จะนําสมุดสงหนังสือไปสงจึงสงโดยใชใบรับหนังสือแทน

ขอ ๓ การสงหนังสือราชการโดยทางไปรษณีย

ึ
การสงหนังสือราชการตามปกติจะสงโดยเจาหนาที่นําสง เพราะหนังสือราชการจะถงหนวย


ุ
่
ี
หรือผูรับแนนอน ภายในกําหนดเวลาที่ตองการ แตในบางครั้งหนวยหรือผูรับอยูไกลไมสะดวกหรือไมคมคาทจะ

่
ี

่
ี
่

ี
จัดเจาหนาทนําไปสง หรือเรืองบางเรืองตองการหลักฐานประกอบทางดานสัญญา หรือคด จึงสงโดยทางไปรษณย
แทน
ี
ี

การสงหนังสือราชการ โดยทางไปรษณยจะตองมหลักฐานการสงการรับกนระหวางเจาหนาท ่ ี
ั
ของสวนราชการที่สงหนังสือและเจาหนาที่ของที่ทําการไปรษณีย ซึ่งจะกระทําไดดังนี้
๓.๑ สงโดยปดแสตมปธรรมดา การสงหนังสือราชการโดยวิธีนี้ เจาหนาที่ผูรับผิดชอบในการสง
ี่
ํ
จะตองแนใจวาหนังสือราชการที่จะสง มีเวลาเพียงพอที่จะถึงหนวยหรือผูรับภายในกาหนดเวลาทจะตองดําเนินการ
่
ื
่
ั
ี
่
ิ
ํ
ี

้
โดยไมมผลเสียหายแกทางราชการ การสงโดยวิธีนีเมอตดแสตมปตามอตราทการสือสารแหงประเทศไทยกาหนดแลว

ี่
ใหจัดทําหลักฐานนําไปสงที่ที่ทําการไปรษณีย โดยเจาหนาที่ไปรษณียอาจใหหนวยผูสงติดแสตมปบนหลักฐานทจะให
ลงชื่อรับก็จะตองติดแสตมปดวย
ี
่
๓.๒ สงโดยวิธีลงทะเบียน หนังสือราชการทจะสงโดยวิธีนีกคอหนังสือราชการเชนเดยวกบ
็
้
ี
ื
ั

ขอ ๓.๑ แตเปนหนังสือราชการที่มีความสําคัญมากกวา และเพื่อใหแนใจวาจะตองถึงหนวยหรือผูรับโดยแนนอน

ํ
ึ
ี
หากไมถงหรือลาชาเกนสมควรก็มหลักฐานของททาการไปรษณยทจะทาการตรวจสอบได การสงโดยวิธีนีจะใช
่
ี
่
้
ี
ี
ํ
ิ
ใบรับการลงทะเบียนของที่ทําการไปรษณียเปนหลักฐาน โดยนํามาติดไวที่สําเนาคูฉบับของหนังสือที่สง
้
๓.๓ สงโดยวิธีลงทะเบียนตอบรับ หนังสือราชการทจะสงโดยวิธีนีเปนหนังสือราชการทม ี
่
่
ี
ี
ี
ึ
ความสําคัญมาก และตองการท่จะทราบโดยแนนอนวา หนังสือราชการฉบับนั้นสงถงหนวยหรือผูรับแลวตั้งแต
วันที่ เดือน พ.ศ.ใด ซงสวนมากจะเปนหนังสือราชการทตองการผลประกอบทางดานสัญญาหรือคด การสงโดยวิธีนี ้
ี
ึ
่

ี
่

จะใชใบตอบรับของที่ทําการไปรษณียเปนหลักฐานโดยนํามาแนบไวกับสําเนาคูฉบับของหนังสือที่สง



ี
การสงหนังสือโดยทางไปรษณยตามขอ ๓.๑, ๓.๒ และ ๓.๓ หากจะสงโดยวิธีโอนงบประมาณ (ไมตอง
ื
่
ิ
ี
่

ปดแสตมปและชําระคาสงเม่อเวลาสง) ใหปฏิบัตตามระเบียบและวิธีการทการสือสารแหงประเทศไทยกาหนด
ํ
โดยขอทําความตกลงกับการสื่อสารแหงประเทศไทยกอน