Page 111 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๐๖ -

ขอ ๙ หนาที่ทะเบียนหนังสือรับและทะเบียนหนังสือสง

่

ื
เจาหนาท่ทะเบียนหนังสือรับและทะเบียนหนังสือสง เมอไดรับหนังสือใหกรอกรายการลงใน
ี
ทะเบียนหนังสือรับหรือทะเบียนหนังสือสงแลวแตกรณ ี

ี
๙.๑ การใชทะเบียนหนังสือรับ ใหลงเฉพาะหนังสือรับ (เขา) เทานั้น โดยกรอกรายละเอยด
ดังนี้
่
๙.๑.๑ ทะเบียนหนังสือรับ ชองวันที่ เดือน พ.ศ. ใหลงวันท เดือน พ.ศ.ทีลงทะเบียนฯ
ี่
ี
ี
ในกรณททะเบียนหนังสือรับไดลงมาแลวยังไมหมดแผน แตหมดเวลาทํางานกอนเมอจะลงทะเบียนฯ ในวันใหม
่



่

ื
ใหเขียน วันที่ เดือน พ.ศ. ไวที่กึ่งกลางทะเบียนฯ แลวจึงกรอกรายการตอไป
๙.๑.๒ เลขทะเบียนรับ ใหลงลําดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลําดับติดตอกันไป
ื
ตลอดปปฏิทิน และเม่อกรอกรายการในทะเบียนหนังสือรับเสร็จแลว ใหนําเลขทะเบียนหนังสือรับไปลงไวใน
ชองเลขรับของตรารับหนังสือ (หนังสือแตละฉบับจะตองมีเลขทะเบียนรับในทะเบียนหนังสือรับ และเลขรับ
ในตรารับหนังสือตรงกัน)
๙.๑.๓ ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือที่รับเขามา
๙.๑.๔ ลงวันที่ ใหลงวันที่ เดือน พ.ศ. ของหนังสือที่รับเขามา
๙.๑.๕ จาก ใหลงตาแหนงของเจาของหนังสือ หรือชื่อสวนราชการหรือชื่อบุคคล
ํ
ในกรณีไมมีตําแหนง
ี่
ี
๙.๑.๖ ถึง ใหลงตําแหนง หรือชื่อสวนราชการ หรือชื่อบุคคล ในกรณทไมมตําแหนง
ี

ที่หนังสือนั้นมีถึง
๙.๑.๗ เรื่อง ใหลงเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ
๙.๑.๘ การปฏิบัติ ใหบันทึกการปฏิบัติของหนังสือฉบับนั้น
๙.๑.๙ หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใดที่ควรบันทึกไวเพื่อชวยความจํา

ี
(แบบทะเบียนหนังสือรับ ดแบบท ๓ ในผนวก ๓ หนา ๑๒๕)
ู
่

เมื่อเจาหนาที่ทะเบียนหนังสือรับไดลงทะเบียนเสร็จเรียบรอยแลว ใหมอบใหผูรับผิดชอบงานสารบรรณ
ื่
ของหนวย เพอพิจารณาแยกหนังสือตอไป
้
ี
ื
ผูรับผิดชอบงานสารบรรณของหนวย เม่อไดรับหนังสือ ใหตรวจเอกสารอกครั้งวาเอกสารนันหรือ

ี
ี
สิงทสงมาดวยถกตองครบถวนหรือไม แลวพิจารณาวา หนังสือ หรือเอกสารนันอยูในหนาทของสวนราชการใด

่

ู
่


้
่
่

่
ก็ใหบันทึกสงสวนราชการที่เกี่ยวของนั้นดําเนินการ โดยลงชื่อ วันที่ เดือน พ.ศ.กํากับไว เรืองใดทีผูบังคับบัญชา
จะตองลงชื่อรับทราบหรือพิจารณาสั่งการ ก็ใหบันทึกนําเรียนเพื่อทราบ หรือสั่งการตอไป
หนังสือทุกฉบับ เม่อผูรับผิดชอบงานสารบรรณของหนวยไดบันทึก หรือผูบังคับบัญชาไดบันทึก
ื
สั่งการแลว ใหสงกลับไปยังหนาที่รับสง เพื่อบันทึกการปฏิบัติในชอง ทะเบียนหนังสือรับ หรือทะเบียนหนังสือสง
แลวแตกรณี แลวสงใหหนาที่สงดําเนินการสงไปยังหนวยตามบันทึกหรือสั่งการนั้นตอไป
