Page 110 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๐๕ -

ขอ ๔ งานในหนาที่รับสง

ุ
่
ั
ี

หนังสือราชการทกฉบบท่เขามายังหนวยตาง ๆ เพอดาเนินการนั้น หนาทแรกท่จะตอง
ํ
่
ี
ื
ี
ื
ํ
ึ
่
ี
ี
้
ดาเนินการคอหนาทรับสง ซงหนาท่รับสงนีไมวาจะอยูในแผนกสารบรรณ ฝายสารบรรณ หรือหมวดสารบรรณ
่
หากจะแยกการปฏิบัติออกแลว แยกออกได ๔ หนาที่ คือ
๔.๑ หนาที่รับ
๔.๒ หนาที่บัตรตรวจคน (ดูหมายเหตุ)
๔.๓ หนาที่ทะเบียนหนังสือรับและทะเบียนหนังสือสง
๔.๔ หนาที่สง
การจัดเจาหนาท่ปฏิบัตงานในหนาทรับสงนี จะใชมากนอยเทาใดยอมแลวแตปริมาณงาน
่

ี

ี
ิ
้
หนังสือของหนวยนั้น ๆ
ขอ ๕ หนาที่รับ

เมื่อมีผูมาสงหนังสือราชการ เปนหนาที่ของเจาหนาที่รับสง (หนาที่รับ) จะตองลงชื่อรับจาก
ผูมาสง เพื่อใหการรับหนังสือเปนไปอยางรัดกุม ใหปฏิบัติดังนี้
๕.๑ การรับหนังสือที่สงโดยเจาหนาทนําสง ใหตรวจจาหนาซอง เปดผนึก และตรวจเอกสาร
ี่

ู
ี
่
่
ี
ี
่

ทจะรับวาถกตองหรือไม มสิงทสงมาพรอมกับหนังสือนั้นครบถูกตองหรือไมถาถูกตองใหลงชื่อรับโดยลงชื่อให
่
ี
ี
อานออก สําหรับหนังสือทมชันความลับ หามเปดซอง ใหสงใหนายทะเบียนขอมูลขาวสารลับ เพ่อปฏิบัติตาม
ื
้


ระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔ ตอไป
ื
ี
๕.๒ การรับหนังสอท่สงโดยทางไปรษณย หรือทางหีบเมลของทางราชการใหลงชื่อรับ
ี
ู




แลวแตกรณี (กรณไมสามารถตรวจความถกตองกอนได) ฉะนั้น ถาเอกสารทรับมาไมถกตองครบถวนใหดาเนินการ
ํ


ู

ี
ี
่
ดังนี้
่
๕.๒.๑ ตดตอสวนราชการเจาของเรืองหรือหนวยงานทออกหนังสือเพอดาเนินการ
ี
ิ
่
ื
่

ํ
แกไขใหถูกตองตอไป

๕.๒.๒ บันทึกขอบกพรองไวเปนหลักฐาน แลวดําเนินการตอไป
ั
๕.๓ เมื่อลงชื่อรับหนังสือจากผูมาสงตามขอ ๕.๑ หรือดําเนินการตามขอ ๕.๒ แลวใหจัดลําดบ
ความสําคัญและชั้นความเร็วของหนังสือ เพื่อดําเนินการกอนหลังตอไป
่
ี

ื
่
ี
ั
๕.๔ ประทบตรารับหนังสือทมมบนดานขวา แลวลงวันท เดอน พ.ศ.และเวลารับหนังสือ
ุ
ี่
(ชองเลขรับใหรอไวลงเมื่อไดลงทะเบียนหนังสือรับเสร็จแลว) สงหนังสือนั้นใหหนาททะเบียนหนังสือรับเพื่อดําเนินการ
ตอไป (ตรารับหนังสือ ดูแบบที่ ๑ ผนวก ๑ หนา ๑๒๔)


ขอ ๖ - ๘ หนาที่บัตรตรวจคน
หมายเหตุ ปจจุบันกองทพอากาศใชระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส (e-admin) ในการ
ิ
ั

็


รับสงหนังสือราชการ ดังนั้นหนาที่บัตรตรวจคนจึงไมจําเปนตองจัดทํากได เพราะสามารถคนหาหนังสือในหัวขอ

เมนู “คนหา” ไดจากระบบ e-admin
ี
ิ
(ตามอนุมัต ผบ.ทอ.เมอ ๕ เม.ย.๕๔ ทายหนังสือ สบ.ทอ.ท่ กห ๐๖๐๓.๓/๗๖๙
ื
่
ลง ๒๙ ม.ค.๕๔ เรือง ขออนุมตกาหนดแนวทางปฏิบัตเกยวกบการใชระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส ((e-admin)
ํ
ิ
่
ี
ั
ั
ี
ิ
่
ิ
ดูรายละเอียดในเลม ๒)