Page 114 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๐๙ -

บทที ๔
่
การเก็บ การรกษา การยืม และการทําลายหนังสือ
ั

ขอ ๑๑ การเก็บหนังสือ

การเก็บหนังสือ แบงออกเปน ๓ ตอน คือ การเก็บระหวางปฏิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว
และการเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ
๑๑.๑ การเก็บระหวางปฏิบัติ
ี
็
การเกบระหวางปฏิบัต คอ การเกบหนังสือท่ปฏิบัติยังไมเสร็จ การเก็บระหวาง
ื
็
ิ
ปฏิบัตินี้ ใหอยูในความรับผิดชอบของเจาของเรื่อง แตเจาหนาที่ผูรับเรื่องไวปฏิบัติจะตองรับผิดชอบดวย โดยให
กําหนดวิธีการเก็บใหเหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงานดวย
๑๑.๒ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแลว
การเกบเมอปฏิบัตเสร็จแลว คือการเกบหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลวไมม ี
็
ิ
ื
่
็
ี
อะไรที่จะตองปฏิบัติตอไปอก ใหแยกการปฏิบัติดังนี้
๑๑.๒.๑ ใหเจาหนาที่ของสวนราชการเจาของเรื่อง ปฏิบัติดังนี้
ู
ี
๑๑.๒.๑.๑ จัดทําบัญชีหนังสือสงเก็บ โดยใหมสําเนาคฉบับอยางนอย
๑ ฉบับ เพื่อหนวยเจาของเรื่องและหนวยเก็บ เก็บไวหนวยละ ๑ ฉบับ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้
ั
่
ั
๑๑.๒.๑.๑(๑) ลําดบท ใหลงเลขลําดบเรืองของหนังสือ
่
ี
ที่สงเก็บ
๑๑.๒.๑.๑(๒) ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ
๑๑.๒.๑.๑(๓) ลงวันที่ ใหลงวันที่ เดือน พ.ศ. ของหนังสือ
แตละฉบับ
ี่
๑๑.๒.๑.๑(๔) เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือทเกบแตละ
็
ฉบับ ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ
ื
๑๑.๒.๑.๑(๕) อายุการเก็บหนังสือ ใหลงวันที่ เดอน พ.ศ.
ที่จะเก็บถึง ในกรณีที่ใหเก็บไวตลอดไป ใหลงคําวา “หามทําลาย”
ี

๑๑.๒.๑.๑(๖) หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอนใด (ถาม)
ื่

๑๑.๒.๑.๒ สงหนังสือและเรืองปฏิบัตท้งปวงท่เก่ยวของกบหนังสือเก็บ
ิ
ั
ี
ี
ั
่
้
ํ
ี
่
่
ึ
ื
้
่
ี
นั้น พรอมทงบัญชีหนังสือสงเก็บไปใหหนวยเกบทสวนราชการนัน ๆ กาหนด ผานหนาทรับสง เพอจะไดบันทก

็
ั
ุ


ิ
การเกบในชองการปฏิบัตของบัตรตรวจคน ทะเบียนหนังสือรับ (เขา) ทะเบียนหนังสือสง (ออก) และสมดสงหนังสือ
็
ในชองหนวยรับรับตอไป (แบบบัญชีหนังสือสงเก็บ แบบที่ ๘ ในผนวก ๘ หนา ๑๒๗)

ี
ื
๑๑.๒.๒ ใหเจาหนาท่ผูรับผิดชอบในการเก็บ ดาเนินการเม่อไดรับเรื่องจาก
ํ
สวนราชการเจาของเรื่อง พรอมบัญชีหนังสือสงเก็บตามขอ ๑๑.๒.๑.๒ ปฏิบัติดังนี้
ํ
ี
๑๑.๒.๒.๑ ประทับตรากาหนดเก็บไวท่มุมลางดานขวาของกระดาษ
ํ
่
้
แผนแรกของหนังสือฉบับนัน และลงลายมือชือยอกากับตรา หนังสือท่ตองเก็บไวตลอดไป ใหประทับคาวา
ี
ํ
ี
่

“หามทาลาย” ดวยหมึกสีแดง และหนังสือทเกบโดยมีกาหนดเวลาใหประทับตราคาวา “เกบถง พ.ศ.....” ดวย
ํ
็
ํ
ึ
็
ํ
หมึกสีน้ําเงิน โดยลงเลขของ พ.ศ.ที่จะเก็บถึง