Page 140 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๓๕ -

บทที ๖
่
การเขียน การดําเนินการเขียน และการรางหนังสือราชการ

ความมุงหมายในการเขียนหนังสือราชการ

หนังสือราชการเปนเอกสารท่ใชเปนหลักฐานของทางราชการ ฉะนั้นการเขียนหนังสือราชการ
ี
จึงจําเปนตองใชคําหรือขอความอยางมีหลักเกณฑโดยมีความมงหมายในการเขียน ดังนี้
ุ
๑. เพื่อใหการใชคําหรือขอความในการติดตอเปนไปอยางเหมาะสมมีเหตุผลใหผูอานคลอยตาม
๒. เพื่อใหการใชคําหรือขอความที่ใชในการสั่งการ กะทัดรัด ชัดเจนงายตอการปฏิบัติ
๓. เพื่อใหการใชคําหรือขอความที่ใชในการประชาสัมพันธเกิดความนาเลื่อมใส นาเชื่อถือ


ี
๔. เพื่อใหการใชคําหรือขอความในการบันทึก ในการอภิปรายและขอตกลงใจเปนไปอยางมเหตุผล

๕. เพอใหการใชคําหรือขอความในหนังสือราชการ นอกเหนือจากขอ ๑ ถึงขอ ๔ เปนไปอยางเหมาะสม
่

ื
รัดกุม สามารถอางอิงได
โครงสรางของการเขียนหนังสือราชการ
ึ
่
ี

่
่
ี
หนังสือราชการตามทไดกลาวมาแลวในบทท ๑ ซงมหลายชนิด แตการเขียนหนังสือราชการนั้น
ี
ี
่
ื
สามารถแบงออกเปนประเภทใหญ ๆ ได ๒ ประเภท คอ การเขียนหนังสือราชการประเภททตองยกรางข้นใหม


ึ
และการเขียนหนังสือราชการประเภทบันทึกตอเนื่อง ซึ่งสรุปโครงสรางในการเขียนดังนี้
่
ี
ี
๑. การเขียนหนังสือราชการที่ตองยกรางขึ้นใหม การเขยนหนังสือราชการประเภทนี้ จะโดยทผูเขยน
ี
้


ี
่

่
ึ
ิ
ยกรางขึ้นดวยความคดริเริ่มข้นเอง หรือตอบเรืองทไดรับหนังสือประเภทนี ไดแก หนังสือภายนอก หนังสือภายใน
้
ึ
ึ
ึ
ั
ี
่
ี
ํ
่
ั
่
หนังสือประทบตรา หนังสือสังการ หนังสือประชาสัมพนธ หนังสือทเจาหนาททาขนประเภทบันทกติดตอ ซงม ี

่
โครงสรางการเขียนเฉพาะในสวนของขอความดังนี้
ี
๑.๑ สวนที่ ๑ เปนสวนของเหตุ ซงจะเขยนไวในสวนแรกหรือยอหนาแรกของหนังสือ ซงปกติ


ึ
ึ่
่
ี่

ั
จะเขียนเทาที่จําเปน จะประกอบไปดวยหลักการ เหตุผลความจําเปนภารกิจ สถิติ ปริมาณงานทเกยวของกบเรื่องนั้น
ี่
่
รวมท้งการเขยนอางในลักษณะตาง ๆ ดวย ถาเปนหนังสือประเภทบันทกสังการหรือบันทึกรายงานจะกาหนด
ํ
ึ

ี
ั

เปนขอก็ได
คําเริ่มตนแจง “เหตุ” ที่มีหนังสือไป
ี
๑.๑.๑ กรณีท่เปนเรื่องใหมไมเคยติดตอหรือรับรูมากอนระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับ
หนังสือ
ดวย ใชในกรณีที่บอกกลาวเลาเหตุที่มีหนังสือไปโดยเกริ่นขึ้นมาลอย ๆ
ั
ี
่

ี
ี
ื
ี

ุ
เนื่องจาก ใชในกรณทอางเปนเหตอนหนักแนนท่จําเปนตองมหนังสือไป เพ่อให
ผูรับดําเนินการอยางใดอยางหนึ่ง
ี

ี
ั
๑.๑.๒ ในกรณที่เคยมีเรื่องติดตอกันหรือรับรูมากอนระหวางผูมหนังสือไปกบผูรับหนังสือ
ตาม ตอดวยคํานาม
ตามที่ ตอดวยประโยค
ทั้งนี้ตองมีคําวา นั้น อยูทายสวนของเหตุเสมอ