Page 142 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๓๗ -

การดําเนินการเขียนหนังสือราชการ

๑. ขั้นเตรียมการ
ุ
ํ

๑.๑ กาหนดความมงหมาย การเขียนหนังสือราชการไมวาจะเปนหนังสือราชการชนิดใด
ึ่

ิ
ึ้
ํ
ึ้
ํ
ี่
ุ
จะตองกาหนดความมงหมายขนกอน ซงความมงหมายทกาหนดขนนี้จะดวยความริเริ่มของตนเอง หรือพจารณา
ุ
กาหนดจากเรื่องท่รับมาดาเนินการก็ตาม จะตองรักษาความมงหมายนี้ไวตลอดเวลาของการเตรียมการและ
ี
ุ
ํ
ํ
ขั้นการเขียน

ึ้
๑.๒ การรวบรวมเรื่องราว เมื่อไดกําหนดความมุงหมายขนแลว ตอไปใหพิจารณาวาในความ
มุงหมายที่ไดกําหนดไวนั้น มีเรื่องอะไรที่เกี่ยวของบางแลวจัดรวบรวมไว
๒. ขั้นการเขียน
๒.๑ การวางโครงและลําดับเรื่องราว จากการที่ไดรวบรวมเรื่องราวที่ไดรวบรวมไวในขอ ๑.๒

่
้

ึ
้
่
ิ

ั
ภายใตความมุงหมายที่ไดกําหนดขึ้น ในชันนีจะตองพจารณาวางโครงสรางของเรืองขนกอนโดยการจัดลําดบเรืองราว

้
ที่ไดรวบรวมไวใหสัมพันธกันตามหลักเหตุและผล
ี
ี่
่

๒.๒ การใชภาษาไทยทเหมาะสม ในขั้นนี้เปนการเขยนขอความตามโครงเรื่องทไดกาหนดไว
ี
ํ
โดยการใชภาษาไทยที่เหมาะสมกับผูรับตามหลักเกณฑการเขียนหนังสือราชการที่กําหนดไว


การเขียนเอกสารฝายอํานวยการ
เอกสารฝายอํานวยการเปนหนังสือจัดอยูในหนังสือที่เจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ
ี
ึ
่

ึ
ประเภทบันทก ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ซ่งเปนรูปแบบหนังสือทใช
ี

กระดาษตราครุฑโดยมรูปแบบกาหนดไวโดยเฉพาะ และไดกําหนดหัวขอในการเขยนไวดวย การเขยนเอกสาร
ี
ี
ํ


ฝายอํานวยการ จึงตองเขียนเปนไปตามรูปแบบและหัวขอที่กําหนดไว
การรางหนังสอราชการ
ื
การรางหนังสือราชการ คือ การเตรียมการเพ่อการเขียนหนังสือราชการนั่นเองการท่ตองราง
ี
ื
ุ




ื
ิ
กอนนัน ก็เพอใหการเขียนและการพมพหนังสือถกตองเรียบรอยสมบูรณตามความประสงคและตามความมงหมาย
่
้
ู
่
้
ี
ในการรางหนังสือนัน ในทนีจะกลาวเฉพาะการรางหนังสือธรรมดา คือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หรือ
้
ี่

ํ
ี่
บันทึกติดตอ เทานั้น เพราะหนังสือประเภทอื่น จะตองเขียนไปตามรูปแบบ และหัวขอทกาหนดดังกลาวในบทท ๑
็
ิ
้
ู
ขอพจารณาในการรางหนังสือกเพอใหหนังสือนันถกตองตามความประสงค ในการรางหนังสือจึงควรพิจารณา
ื
่
ไปตามลําดับ ดังนี้
่
๑. หนังสือทจะรางนัน เปนหนังสือจากใครถึงใคร เพอจะไดทราบวาหนังสือท่รางนั้นเปนหนังสือ
่
ี
ื
้
ี
ื่
ภายนอก หนังสือภายใน หรือบันทึก โดยพิจารณาจากองคประกอบของหนังสือแตละชนิดเพอจะได
๑.๑ วางรูปแบบของหนังสือนั้นไดถูกตอง
๑.๒ กําหนดชื่อสวนราชการเจาของหนังสือและสวนราชการเจาของเรื่องไดถกตอง
ู
๑.๓ ขอความที่ใชในหนังสือนั้น เปนคําเต็มหรือคํายอ
ํ

ู
ึ่
ํ
ึ้

๑.๔ ใชคําขึ้นตนและคาลงทาย ตลอดจนสรรพนามไดถกตองซงการใชคาขนตนและคาลงทาย
ํ
ใหคํานึงถึงผูรับเปนเกณฑ 