Page 143 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๓๘ -

ี
สมมุติพิจารณาไดวา หนังสือท่จะราง เปนหนังสือจากเจากรมสารบรรณทหารอากาศ มีถึง

ี

ํ
่
่
ิ



ี
ผูอานวยการเขตบางเขน หนังสือทราง เขาองคประกอบขอทวา เปนหนังสือตดตอระหวางสวนราชการตางกระทรวง
หนังสือที่จะรางจึงเปนหนังสือภายนอก เมื่อเปนหนังสือภายนอกจะตองใชกระดาษตราครุฑและรูปแบบจะตอง
ุ
เปนไปตามรูปแบบของหนังสือภายนอกทกประการ
ุ
ิ
ี
ี่
ื่
๒. อานและพิจารณาเรื่องที่จะรางอยางละเอยด เพอพจารณาวาเรื่องทรางนั้นจะกาหนดความมงหมาย
ํ
วาอยางไร และเรื่องทจะรางควรตั้งชื่อใหไดใจความสั้นที่สุดและครอบคลุมขอความนั้นอยางไร เพื่อที่จะได

ี่
ั

๒.๑ กําหนดชื่อเรื่องไดอยางถูกตอง การกําหนดชื่อเรื่องนี้จะตองตรงกบขอความของหนังสือ

ี
ี่
ี่
ทจะราง โดยใชขอความทสั้นทสุด ไดใจความทสุดเพยงผูรับหนังสือไดอานชื่อเรื่องกทราบความประสงคของเรือง
ี่
ี่
็
่


ที่สงไปนั้นไดทันทีวา หนังสือที่รับมานั้น ตองการอยางไรมีความประสงคอยางไร

ู
้
ี

ี
๒.๒ เขยนขอความของหนังสือนันใหถกตองเปนไปตามโครงสรางการเขยนหนังสือราชการท ี ่
กําหนดไว
๓. หนังสือที่จะรางมีอะไรที่จะอางถึงหรือไม เพื่อจะได

ึ
ี
๓.๑ ลงขอความในชอง "อางถง"สําหรับหนังสือภายนอกและหนังสือภายในท่ใชกระดาษตราครุฑ

ั
ึ
ไดถูกตอง หรือถาเปนหนังสือภายใน และบันทกติดตอทใชกระดาษบันทกขอความ หนังสือประทบตราทใชกระดาษ
่
ี
ี

ึ

่
ตราครุฑ จะไดเขียนไวในยอหนาแรก
่
่
้
่

ี
๓.๒ นําสิงทอางถงมาประกอบการรางหนังสือนัน เพอทจะไดสรุปความของหนังสือท่อางถงไวใน
ี
่
ึ

ื
ึ

ี
ี
ี
ยอหนาแรกของหนังสือภายนอก หรือตอจากขอความท่อางถึงในหนังสือภายในหรือบันทึกติดตอท่ใชกระดาษ
บันทึกขอความ หรือหนังสือประทับตรา ที่ใชกระดาษตราครุฑ
ี
ี
่
่
ึ


ี
๓.๓ หากพิจารณาไดวา หนวยหรือผูรับหนังสือ ไมมสิ่งทอางถงจะตองสําเนาหนังสือทอางถง ึ
ั
แนบไปพรอมกบหนังสือที่สงนั้นไปดวย
๔. หนังสือที่จะรางมีอะไรจะสงไปพรอมกับหนังสือนั้นหรือไม เพอจะไดลงในหัวขอสิ่งทสงมาดวย
ี่
ื่

ของหนังสือภายนอก หรือหนังสือภายในที่ใชกระดาษตราครุฑ และจะไดเขยนไวในทท่เหมาะสมสําหรับหนังสือ
ี

ี
่
ี
ภายในหรือบันทึกติดตอที่ใชกระดาษบันทึกขอความ หรือในหนังสือประทับตราไดอยางถูกตอง
๕. ผูใดเปนผูลงชื่อในหนังสือนั้น เนื่องจากการลงชื่อในหนังสือราชการอาจจะมการมอบหมายงาน
ี

่
่
ี
ใหแกตาแหนงรอง ๆ ลงไป ฉะนัน หนังสือทออกจากสวนราชการหนึงอาจจะมผูลงชือหลายคนก็ได การทตองทราบ

ํ

่
่
ี
้

ี
กอนวาผูใดเปนผูลงชื่อก็เพื่อจะไดลงคํานําหนานาม ลงชื่อตัวชื่อสกุล ไวในวงเล็บของหนังสือภายนอก หนังสือภายใน
ี
ี
่

ั
ึ
หรือบันทกตดตอทสงไปนอกสังกดไดอยางถกตองผูลงชือในหนังสือราชการนี้ ตามปกติเปนหนาท่ของหัวหนา

ิ


ู
่
สวนราชการท่เรียกกันวา “เจาของหนังสือโดยตรง” แตอาจจะมีการมอบหมายใหแกตาแหนงรอง ๆ ลงไป
ํ
ี
ทําการแทนหรือในกรณีที่หัวหนาสวนราชการวางลงหรือไมสามารถปฏิบัติหนาทราชการได ถาทางราชการออก

ี่

คําสั่งสั่งให “รักษาราชการ” หรือ “รักษาราชการแทน” ผูที่ไดรับมอบหมายหรือผูรักษาราชการหรือรักษาราชการแทน
ู
เปนผูลงชื่อ ผูรางจะตองลงใหถกตองทั้งคํานําหนานาม วงเล็บชื่อตัว ชื่อสกุล ตําแหนงและอํานาจในการลงชื่อดวย