Page 6 - คู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ
P. 6
คมู่ อื การรบั - สง่ หนงั สือราชการ
“งาน สารบรรณ ” หมายถึง งาน ท เ่ี กีย่ วกับ การบ ริห ารงาน เอกสาร เร่มิ ตงั้ แตก่ ารจดั ทำ
การรับ - การสง่ การเกบ็ รักษา การยืม การทำลาย ซง่ึ เป็นการกำหนดขน้ั ตอนขอบขา่ ยของงาน สารบรรณ
ในทางปฏิบตั เิ ก่ยี วกับการบรหิ ารงานเอกสาร เริม่ ต้งั แต่ การคดิ อา่ น ร่าง เขียน แตง่ พมิ พ์ จดจำ ทำสำเนา สง่
หรอื สอ่ื ขอ้ ความ รับ บนั ทกึ จดรายงานการประชุม สรุป ยอ่ เร่อื ง เสนอ สัง่ การ ตอบ ทำรหัส เก็บเขา้ ที่
ค้นหา ติดตามและทำลาย ต้องเปน็ ระบบทีใ่ หค้ วามสะดวก รวดเรว็ ถกู ตอ้ งและมปี ระสทิ ธภิ าพ
เนือ่ งจากงานสารบรรณเปน็ งานทมี่ ีอยทู่ ุกหน่วยงาน การดำเนินงานต้องดำเนินงานดว้ ยระบบเอกสาร
ดงั นนั้ จงึ ตอ้ งมกี ารกำหนดและการควบคุมงานสารบรรณให้เปน็ ไปดว้ ยความเรยี บรอ้ ย
การปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ เป็นการปฏิบตั งิ านเกย่ี วกับหนงั สือราชการ ๖ ชนิด คอื
๑. หนังสือภายนอก
๒. หนงั สือภายใน
๓. หนงั สือประทบั ตรา
๔. หนังสอื ส่ังการ
๕. หนงั สือประซาสมั พนั ธ์
๖. หนงั สอื ทเ่ี จา้ หนา้ ที่จัดทำข้นั หรอื รับไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ
จึงนำเสนอแนวทางการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณ เฉพาะหัวข้อท่สี ำคัญและปฏบิ ตั ิเป็นประจำ
ดงั ตอ่ ไปนี้
การรบั หนงั สอื
การรับหนงั สอื คอื การรับหนังสอื จากส่วนราชการ หน่วยงานเอกซนและบุคคลซึง่ มีมา
จากภายนอกและภายใน หนงั สือทร่ี บั ไว้แล้วนน้ั เรียกวา่ “หนงั สอื รบั ” การรบั หนังสือมีขั้นตอนการปฏบิ ตั ิ
ดงั นี้
๑. จดั สำดับความสำคัญและความเรง่ ดว่ นของหนงั สอื เพือ่ ดำเนินการกอ่ นหลังละตรวจ
ความถูกต้องของเอกสาร หากไม่ถกู ต้องให้ติดตอ่ สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื งหรือหนว่ ยงานทส่ี ง่ ออกหนงั สอื เพอ่ื
ดำเนินการให้ถูกต้องและบนั ทึกข้อบกพรอ่ งไวเ้ ปน็ หลกั ฐาน
๒. การประทับตรารับหนังสอื ทมี่ ุมบนด้านขวาของหนังสอื โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี
๒.๑ เลขรบั ให้ลงเลขท่ีรับตามสำดับทะเบียนหนงั สอื รับ
๒.๒ จนั ที่ ใหล้ งจันที่ เดอื น ปี ท่ีรับหนังสือ
๒.๓ เวลา ใหล้ งเวลาท่ีรบั หนงั สือ
