Page 10 - คู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ
P. 10
5
ขifันตอนการเดนิ หนังสอื ราชการ
ขน้ั ตอนการเดินหนงั สือราชการโดยปกติจะสามารถแบง่ ออกไดเ้ ปน็ ๒ ลกั ษณะ
ลักษณะท่ี ๑ ข้ันตอนการเดนิ หนังสอื ในกระบวนการรบั เขา้ โดยเร่มิ จากการรบั เข้าของ
เจ้าหนา้ ท่ี รบั - ส่ง และมีการปฏิบตั ขิ องเจ้าหนา้ ทแ่ี ละผูบ้ รหิ าร ทำให้เกิดข้นั ตอนการเดนิ หนงั สือตามลำดับ
จนถึงเจา้ หนา้ ทเี่ จา้ ของเร่ืองเปน็ ผ้ปู ฏิบัติ เซ่นนีเ้ รียกวา่ ขัน้ ตอนของหนังสือเขา้ ตามแผนภมู ิ ที่ ๑
ลักษณะที่ ๒ ขั้นตอนการเดนิ หนังสือในกระบวนการสง่ ออก โดยเรม่ิ จากเจ้าหน้าท่เี จ้าของ
เรอ่ื งรบั เรอื่ งจากผ้จู า่ ยหนงั สือมาดำเนนิ การหรืออาจเร่ิมจากการเปน็ เจ้าของเรอื่ งผปู้ ฏิบตั ิเปน็ เรม่ิ แรก
(ตน้ เรอ่ื ง) กไ็ ดิในการดำเนนิ การเปน็ ข้นั ตอนตามลำดบั จนถึงการสง่ ออกดูจากแผนภมู ิที่ ๒
กระบวนการเดนิ ทางหนังสอื ราชการท่ีปฏิบตั ิอยู่ในระหว่างปี หนงั สอื จะต้องอยใู่ นแฟม้ เกบ็
ระหวา่ งปีจนถงึ ลิน้ ปี มกี ารเก็บ และการทำลายเปน็ ขั้นตอนสุดทา้ ย จัดเป็นขั้นตอนการการเดินทางหนงั สือ
ราชการครบกระบวนการตามแผนภูมทิ ่ี ๓
กระบวนการของหนังสอื เข้ามีแนวทางปฏบิ ัติดังน้ี
๑. เจ้าหน้าทร่ี บั - ส่งหนังสอื รับหนังสือแลว้ แยกหนงั สอื ตามความสำคญั ของหนังสือและเปีด
ผนึกซองตามท่ไี ด้รบั มอบหมาย
๒. ประทับตรารับและตรารหสั หนังสือ ลงทะเบยี นหนังสอื รบั กรอกรายการในตรารับแลว้
จดั แยกหนังสือเขา้ แฟม้ เสนอหนังสอื เข้าใหม่
๓. เสนอหนงั สือเขา้ ใหมใ่ ห้ผบู้ รหิ ารหรอื ผูท้ ่ีได้รบั มอบหมาย เพอ่ื รับทราบเบือ้ งต้นและหรือ
สัง่ การหากมีเรือ่ งสำคัญ ผูบ้ รหิ ารควรบันทกึ ย่อเรอื่ งไว่ในสมุดบนั ทึกกนั ลมื
๔. เจ้าหน้าที่รบั - สง่ นำแฟม้ เสนอหนงั สือเขา้ ใหม่ท่ผี ู้บริหารหรอื ผทู้ ีไ่ ด้รับมอบหมาย
รบั ทราบและหรือสัง่ การแล้ว มอบใหส้ ว่ นราชการหรอื หน่วยงานทีเ่ ก่ียวขอ้ ง โดยให้ลงซื่อรบั หนังสือไวเ้ ป็น
หลกั ฐานด้วย
๔. เมอ่ื หัวหนา้ ฝ่าย / งานรับหนงั สือแล้วใหด้ ำเนินการดงั นี้
๔.๑ พิจารณาหนังสือต่าง ๆ ลงรายการในตรารหสั หนังสือและบนั ทกึ ในทะเบยี นคมุ เครอื่ ง
๔.๒ แจกหนังสือแกเ่ จ้าหน้าทเี่ จา้ ของเรอื่ ง โดยใหล้ งซ่ือรับไวเ้ ปน็ หลักฐานดว้ ย
๔.๓ เจา้ หน้าท่ีเจา้ ของ เร่ืองนำหนงั สือไปปฏิบัติ
กล่มุ อำนวยการ สำนกั งานเขตพนื้ ท่กี ารศึกษาประถมศึกษาลำปาง เขต 1
