Page 8 - คู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ
P. 8
3
การปฏิบัตเิ กี่ยวกับเอกสารลับ
๑. การลงทะเบียนเอกสารลบั
สว่ นราชการตอ้ งลงหลักฐานในทะเบยี นเอกสารลับ เพือ่ ควบคุมการรับ การดำเนนิ การ
การส่ง การเก็บรักษา และแจกจา่ ยเอกสารลบั ให้เปน็ ไปโดยถกู ตอ้ งและใหห้ วั หนา้ สว่ นราชการดงั กลา่ วแตง่ ตั้ง
บคุ คลทีไ่ ด้รับความไวว้ างใจและได้ผ่านการตรวจสอบประวตั แิ ละพฤตกิ รรมตามช้ันความลบั ท่ีจำเป็นต้องปฏิบัติ
เปน็ เจา้ หน้าทีค่ วบคุมรบั ผดิ ชอบเรียกวา่ “นายทะเบยี นข้อมลู ขา่ วสารลับ” และ “ผู้ช่วยนายทะเบยี นขอ้ มูลขา่ วสารลบั ”
ของสว่ นราชการน้ัน
หากมคี วามจำเปน็ กใ็ หแ้ ต่งตัง้ นายทะเบยี นขอ้ มูลขา่ วสารลับและผชู้ ว่ ยนายทะเบียนข้อมูล
ข่าวสารลับของส่วนราชการน้ันในระดบั รองลงมาได้ โดยให้อย่ใู นดลุ ยพินิจของหัวหนา้ ราชการดังกลา่ วในวรรคแรก
๒. เคร่อื งหมายแสดงข้ันความลบั
การแสดงข้นั ความลบั ของเอกสารทเี่ ป็นความลับ โดยปกตใิ หป้ ระทบั หรือเขยี นตวั อกั ษรตามขัน้ ความลับที่
ก่งึ กลางหนา้ กระดาษท้งั ด้านบนและดา้ นล่างของทกุ หน้าเอกสารทีม่ ขี ้นั ความลบั นน้ั ตัวอกั ษรต้องให้แสดงไว้ที่
หนา้ แรกในลกั ษณะเข่นเดยี วกัน ถา้ เอกสารน้นั เยบ็ เป็นเล่มเขา้ ปกให้ทำเคร่อื งหมายดงั กล่าว ทีด่ ้านนอกของ
ปกหน้าปกหลงั ดว้ ย ถ้าเปน็ ภาพเขยี นแผนท่ีและแผนภมู ิ ใหป้ ระทับหรอื เขียนอกั ษรแสดงขั้นความลับใน
ลกั ษณะเดยี วกันกบั เอกสารทีก่ ล่าวมาแล้ว และแสดงไวใ่ กลซ้ ื่อภาพหรอื มาตราสว่ นดว้ ย โดยใหข้ น้ั ความลบั น้นั
ปรากฏเห็นได้เด่นซัด ถา้ เอกสารนน้ั ม้วนหรือทับไดก้ ใ็ หแ้ สดงข้ันความลบั ไวใ้ ห้ปรากฏเหน็ ได้ขณะทเ่ี อกสารนนั้
มว้ นหรอื ทับอยู่ด้วย
๓. การรับหนังสือลับ
การรบั เอกสารขัน้ ลับท่ีสดุ และลบั มากทจี่ า่ หนา้ ซองหรอื ซองข้ันใน ระบซุ ่ือบคุ คลใดบุคคลหน่ึงโดยเฉพาะ หรือ
ระบซุ ือ่ พร้อมกับระบุตำแหนง่ ใหบ้ คุ คลนน้ั หรอื ผู้ทีไ่ ดร้ ับมอบหมายจากผูน้ น้ั โดยตรงเป็นผู้เปดี ซองและลงซ่อื ใน
ใบรบั เอกสารลบั และน่าเอกสารไปลงทะเบยี นเอกสารลับหรือน่าเสนอผู้ช่วยนายทะเบยี นขอ้ มูลข่าวสารลบั
เสียก่อน จงึ ดำเนนิ การตอ่ ไปไดถ้ ้าเปน็ กรณีเรง่ ดว่ นอาจดำเนนิ การไปกอ่ นแล้วให้นา่ มาลงทะเบยี น
ถ้าจา่ หน้าซองหรอื ซองขัน้ ในระบถุ งึ ตำแหนง่ ก็ให้ผู้ครองตำแหนง่ หรือผทู้ ่ไี ดร้ บั มอบหมายจากผู้
ครองตำแหนง่ นนั้ หรอื นายทะเบยี นข้อมลู ข่าวสารลับ หรอื ผชู้ ว่ ยนายทะเบียนข้อมูลข่าวสารลับท่มี สี ทิ ธเขา้ ถึง
เอกสารลบั ทส่ี ุดและลับมาก เปน็ ผเู้ ปิดซองและลงซ่อื ในใบรบั เอกสารลับ และใหผ้ ูด้ ำเนนิ การลงทะเบยี นเขน่ เดยี วกัน
ในกรณที ผี่ ู้!ดร้ บั มอบหมายหรือนายทะเบียนข้อมูลขา่ วสารลบั เป็นผ้ลู งซอ่ื ในใบรับเอกสารลบั
และลงทะเบียนแลว้ ให้ปฏิบัติ ดงั นี้
(๑) นา่ เอกสารลบั ทส่ี ุดและลับมากนน้ั ส่งมอบโดยตรงให้แก่บุคคลทถ่ี ูกระบซุ ่อื โดยเรว็ แตถ่ ้า
เป็นเอกสารท่ีระบุตำแหนง่ แล้ว กอ็ าจพิจารณามอบให้แก่สว่ นราชการทม่ี หี น้าทดี่ ำเนนิ การในขั้นต้นแทนบุคคล
ที่ถูกระบุตำแหน่งนั้นดำเนินการดว่ นได้
(๒) ในกรณีท่ีบคุ คลท่เี อกสารลบั นั้นระบซุ ื่อหรอื ตำแหนง่ ยงั ไมส่ ามารถดำเนนิ การตอ่
เอกสารไดใ้ นทันที ให้นำเอกสารลับทส่ี ุดหรอื ลบั มากนั้นมาเกบ็ ไวต้ ามระเบยี บการเกบ็ รักษาเอกสารลับท่สี ุด
และลับมาก
เอกสารข้นั ลับทจ่ี า่ หนา้ ซองหรอื ซองขนั้ ในระบุถึงตำแหน่งให้บุคคลท่ีครองตำแหน่งนนั้ หรอื ผ้ทู ี่
ไดร้ ับมอบหมายหรอื นายทะเบยี นข้อมูลขา่ วสารลบั หรือผู้ช่วยนายทะเบยี นขอ้ มลู ข่าวสารลับเป็นผู้เปิดซอง
และลงซ่อื ในใบเอกสารลบั ถา้ จ่าหนา้ ซองหรือซองข้ันในระบุถึงบคุ คลหน่งึ โดยเฉพาะ หรอื ระบุซื่อพร้อม
ตำแหนง่ แลว้ ใหผ้ ู้ถูกระบซุ อื่ ท่หี นา้ ซองหรือผไู้ ดร้ บั มอบหมายโดยตรงเทา่ นน้ั เป็นผู้เปดิ และลงซื่อในใบรับ
กลุ่มอำนวยการ สำนักงานเขตพืน้ ทก่ี ารศึกษาประถมศกึ ษาลำปาง เขต 1
