Page 11 - คู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ
P. 11
6
กระบวนการของหนังสอื ออก มแี นวทางปฏบิ ัตดิ ังน้ี
๑. เจา้ หนา้ ท่ีเจา้ ของเร่อื งรับเร่อื งไว้ปฏิบตั แิ ลว้ บันทกึ เสนอผา่ นหวั หน้าฝ่าย /งาน
ลา้ สมควรทำหนังสือ โต้ตอบเสนอดว้ ยกค็ วรพมิ พ์แนบไปพร้อมกันหรอื อาจเสนอตรวจรา่ งกอ่ นก็ได้
๒. เจ้าหน้าท่รี บั - สง่ รบั เรอ่ื งเสนอผู้บริหารหรือผูท้ ไี่ ดร้ บั มอบหมาย
๓. ผูบ้ ริหารหรอื ผู้ท่ไี ดร้ ับมอบหมายพิจารณาส่ังการ ตรวจรา่ ง และหรือลงนาม
๔. เจา้ หนา้ ทรี่ ับ - สง่ น่าเรอ่ื งคนื ฝา่ ย/งาน หรือเจ้าของเรอ่ื งดำเนนิ การ ล้าเป็นเร่อื งทล่ี งนาม
แล้ว ให้ลงทะเบียนหนงั สอื ส่งและลงวันที่ เลขทหี่ นังสอื ส่งออกเพอ่ื จัดสง่ ไป ส่วนลำเนาคูฉ่ บับและต้นเรอื่ งส่งคนื
เจ้าของเรือ่ งผูป้ ฏบิ ัติแต่ล้ายังไม่สามารถส่งออกไดท้ ันทีควรเกบ็ ไวในแฟ้มรอส่งกอ่ น
๔. หนังสือฉบบั ใดยังปฏิบัตไิ ม่เสรจ็ สิน้ ตอ้ งรอการโต้ตอบอีก เจ้าหน้าทีข่ องเรือ่ งควรเก็บไวใน
แฟม้ รอตอบ ซึง่ อาจจะตอ้ งทำเรื่องนน้ั สง่ ออกไปอกี
กระบวนการของหนังสือออก
นอกจากกระบวนการของหนังสอื เข้าและกระบวนการของหนังสือออกดงั ไดก้ ลา่ วมาแล้วในการ
ปฏิบตั งิ านสารบรรณมีกระบวนการไปสู่การเกบ็ ระหวา่ งปแี ละตอนสนิ้ ปีจนถึงการทำลายหนงั สือฉะนั้น
กระบวนการของหนังสอื เขา้ และหนังสอื ออกที่กล่าวมาแล้ว ยงั มขี น้ั ตอนทต่ี ้องดำเนนิ การต่อไปอีกดังนี้
๑. ในระหวา่ งปีเร่ืองใดอยใู่ นระหว่างปฏิบัติหรือเปน็ เร่ืองเก่ียวกับระเบยี บหรือเร่อื งท่ีใข้
ตรวจสอบจะต้องจดั เก็บไวใ้ นแฟม้ เกบ็ หนงั สือระหวา่ งปีตามหมวดหนังสอื น้ันๆ ล้าเรื่องใดปฏบิ ตั เิ สรจ็ แล้ว
เจ้าหนา้ ทเี่ จ้าของเรอื่ งดำเนนิ การจัดเกบ็ หนงั สอื ที่เสร็จแลว้ ในระหว่างปใี นแฟ้มเก็บระหวา่ งปี เพื่อรอเก็บตอนสน้ิ ปี
๒. เมือ่ สิน้ ปเี จา้ หนา้ ที่เจา้ ของเรือ่ งมอบหนังสือที่ปฏิบัตเิ สร็จแลว้ จากแฟ้มเกบ็ ระหว่างปีพรอ้ ม
บัญชหี นังสอื สง่ เกบ็ ใหแ้ ก่เจา้ หน้าทเ่ี ก็บหนังสือประจำสำนกั งาน เพอื่ ดำเนินการจัดทำทะเบยี นหนงั สอื เกบ็ และ
จดั เกบ็ หนงั สอื ให้ชอบดว้ ยระเบยี บ
๓. สว่ นราชการทขี่ อทำลายหนงั สอื ดำเนินการจดั ทำลายหนังสอื ตามระเบียบว่าด้วยสารบรรณ
กลุ่มอำนวยการ สำนกั งานเขตพ้ืนทก่ี ารศกึ ษาประถมศึกษาลำปาง เขต 1
