Page 84 - MQA DOKUMEN

Ijazah Sarjana Doktor Falsafah sejarah (KUIM)
MQA-02 (Mohon Akreditasi Penuh) JULAI 2017
dalam memberikan maklumat tambahan atau mengemaskini maklumat
supaya mutu Akademik KUIM berada ditahap yang sepatutnya dan

sentiasa terkini.

8.4 Rekod Akademik

8.4.1 Dasar Penyimpanan dan Pelupusan Rekod Staf Akademik dan Pelajar

Semua rekod staf Akademik disimpan di Pejabat pentadbiran KUIM dan
rekod pelajar disimpan di Institut Pengajian Siswazah (IPS) dan Fakulti.
Pelupusan rekod pelajar akan dilakukan selepas melebihi tempoh tujuh

tahun.

8.4.2 Maklumat rekod Akademik graduan boleh didapati di Bahagian rekod
dan kemasukan Institut Pengajian Siswazah. Sistem pengurusan rekod
graduan melibatkan dua unit utama iaitu Unit Kemasukan dan Rekod

serta Unit Peperiksaan yang ditadbir bawah Bahagian Akademik Institut
Pengajian Siswazah.

8.4.3 Fakulti sentiasa memastikan sistem keluar masuk rekod adalah terjamin.
Proses keluar masuk rekod ini mestilah mendapat kelulusan dari Ketua
Jabatan. Antara cadangan penambahbaikan sistem adalah penggunaan

yang berkaitan seperti fail staf akademik dan pelajar disimpan di fakulti
dan dikawal selia oleh pegawai bertanggungjawab.

Selain itu, kesemua data graduan disimpan dalam Sistem Data Graduan
yang mana sistemnya dibangunkan oleh pihak IT dan diselia oleh

Bahagian Akademik IPS. Sistem ini terdiri daripada maklumat umum
pelajar, pendaftaran subjek untuk setiap semester dan keputusan
peperiksaan graduan manakala data-data berkaitan asrama, ko-

kurikulum, penempatan dan tajaan kewangan akan disimpan oleh
Bahagian Kewangan dan Bahagian Hal Ehwal Pelajar.

Akses kepada fail dan rekod graduan adalah terhad kepada ketua
jabatan dan dekan. Pihak-pihak lain yang memerlukan maklumat

graduan akan hanya diberi akses terhad mengikut keperluan atau
melalui cetakan laporan yang dikehendaki sahaja. Semua permohonan
untuk mendapatkan maklumat graduan perlu melalui prosedur yang

ditetapkan.

107