Page 78 - การใช้ภาษาและวัฒนธรรมไทยสำหรับครู

๖๑

5. หนังสือประชาสัมพันธ มี 3 ชนิด ไดแก ประกาศ แถลงการณ ขาว
- ประกาศ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการประกาศ หรือชี้แจงใหทราบ

หรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใหใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทำตามแบบที่กำหนดให
- แถลงการณ คือ บรรดาขอความที่ทางราชการแถลงเพื่อความเขาใจใน
กิจการของทางราชการ หรือเหตุการณ หรือกรณีอื่นๆ ใหทราบชัดเจนทั่วกัน ใชกระดาษตราครุฑ

และใหจัดทำตามแบบที่กำหนดไว
- ขาว คือ บรรดาขอความที่ทางราชการ เห็นสมควรเผยแพรใหทราบใหจัดทำ
ตามแบบที่กำหนดไว

6. หนังสือที่เจาหนาที่จัดทำขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท ่ ี

ทางราชการทำขึ้น นอกจากที่ไดกลาวมาแลวขางตน หรือหนังสือที่หนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชหนวยงาน
ราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงสวนราชการ และสวนราชการรับไวเปนหลักฐานของราชการ
มี 4 ชนิด คือ
- หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่สวนราชการออกใหเพื่อรับรองแกบุคคล นิติ

บุคคล หรือหนวยงาน เพื่อวัตถุประสงคอยางหนึ่งอยางใดใหปรากฏแกบุคคลโดยทั่วไปไมจำเพาะ
เจาะจง ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทำตามแบบที่กำหนดไว

- รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผูมาประชุม และมติของ
ที่ประชุมไวเปนหลักฐานใหจัดทำตามแบบที่กำหนดไว
- บันทึก คือ ขอความซึ่งผูใตบังคับบัญชาเสนอตอผูบังคับบัญชาหรือ
ผูบังคับบัญชาสั่งการแกผูใตบังคับบัญชา หรือขอความที่เจาหนาที่ หรือหนวยงานระดับต่ำกวาสวน
ราชการระดับกรมติดตอกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใชกระดาษบันทึกขอความ

ี่
หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดทเกิดขนเนื่องจากการปฏิบัติงานของ
ึ้
เจาหนาที่เพื่อเปนหลักฐานในทางราชการ ซึ่งหมายรวมถึง ภาพถาย ฟลม แถบ บันทึกเสียง และ
แถบบันทึกภาพดวย หรือหนังสือของบุคคลภายนอกที่ยื่นตอเจาหนาที่ และเจาหนาที่ไดรับทะเบียน

หนังสือของทางราชการแลว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกำหนดขึ้นใชตามความ

เหมาะสม เวนแตมีแบบกฎหมายเฉพาะเรื่องใหทำตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง
หลักฐานการสืบสวน และสอบสวน และคำรอง เปนตน

3) วิธีการรางหนังสือใหถูกตอง

การรางหนังสือใหถูกตองจะมีหลักการเขียนซึ่งสามารถนำมาเปนแนวทางในการ
ั
้
ปฏิบัติ 4 ประการดงนี การเขียนถูกแบบ การเขียนใหถูกเนื้อหา ถูกหลักภาษา ถูกความนิยม
1. การเขียนถูกแบบ คือ จะตองทราบวาหนังสือที่จะรางเปน “หนังสือภายใน”
“หนังสือภายนอก” หรือ “หนังสือประทับตรา” ฯลฯ เมื่อเลือกหนังสือไดแลว ก็จัดโครงสรางหนังสือ
ใหถูกแบบ จัดวางขอความใหถูกที่และใชถอยคำใหถูกตองตามทกำหนด เชน
ี่
- เรื่อง ตองเขียนในหนังสือภายใน และหนังสือภายนอก ไมตองเขียนใน
ั
หนังสือประทบตรา
- คำขึ้นตน ใชคำตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วาดวยงานสารบรรณ