Page 56 - BUKU PANDUAN PIBG

6.8 Pengurusan Sistem Fail PIBG
Pengurusan fail yang teratur dan kemas kini akan memudahkan
proses menyimpan segala rekod dan dokumen dengan selamat.
6.8.1 Pengkelasan Fail

(1) Fail-fail hendaklah diberikan tajuk ringkas serta nombor
yang bersesuaian dengan kandungan surat-surat di
dalamnya. Nombor Fail Tajuk Besar mestilah disesuaikan
dengan sistem Nombor Fail yang sedia ada di sekolah.
(2) Ada pelbagai kaedah membahagikan fail-fail kepada
tajuk-tajuk dan nombor-nombor tertentu. Amalan biasa
oada peringkat sekolah ialah sistsem yang diberikan oleh
IAB (Institut Aminuddin Baki). Tajuk-tajuk fail diberikan
angka kod 3 level seperti berikut: 01/01/001.
Level I : 01 – Tajuk Besar
Level II : 01 – 09 Perkara
Contoh:
: 01 – Surat Pekeliling
: 02 – Mesyuarat
: 03 – Pelan Bertindak
(Program)
: 04 – Biro Akademik
: 05 – Biro Kokurikulum
: 06 – Biro Disiplin
: 07 – Biro Bina Insan
: 08 – Biro Keceriaan
: 09 – Jawatankuasa

Level III : 001 – 009 Aktiviti
Contoh:
Level I II III
01 04 001 ( )
Tajuk Akademik Kelas Bil.
Besar Bimbingan Surat

(3) Tiap-tiap fail hendaklah ada kertas minit yang diletakkan
di sebelah kiri dan surat-surat di sebelah kanan.
Semua surat di dalam fail hendaklah direkodkan pada
kertas minit mengikut turutan:
Surat Keluar – Dakwat Biru
Surat Masuk – Dakwat Merah
56