Page 57 - BUKU PANDUAN PIBG

Fail hendaklah ditutup apabila telah mengandungi 100
kandugan tersenarai pada minit atau apabila difikirkan
terlalu tebal.

(4) Setelah fail itu penuh, catatkan jilid I pada nombor
rujukannya. Buka fail lain menggunakan jilid II dengan
nombor rujukan yang sama. Bilangan kandungan juga
dimulakan kembali dengan nombor satu.
Contoh : 01/01/001 Jld. II ( )

(5) Pengurusan surat-menyurat

i) Dalam pengurusan, surat-menyurat adalah penting
bagi merekodkan sesuatu urusan. Surat-menyurat
hendaklah dibuat secara rasmi dan mengikut
peraturan yang betul iaitu:

a. Dicatatkan nombor siri rujukan failnya dan
tarikh.
b. Diberikan tajuk yang bersesuaian dengan
kandungannya.
c. Menggunakan tajuk yang sama jika menjawab
surat.

ii) Surat-menyurat kepada Jabatan hendaklah atas
nama jawatan Ketua Jabatan berkenaan. Walau
bagaimanapun sekiranya surat tersebut untuk
tindakan pegawai yang tertentu, hendaklah ditulis
‘untuk perhatian’ (u.p.)
Contoh:
Pengarah Pelajaran
Jabatan Pelajaran Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur
Persiaran Duta, Off Jalan Duta
50604 Kuala Lumpur
(u.p. Unit Perhubungan dan Pendaftaran)

(6) Tatacara penulisan surat :
i) Jarak dua spacing di bawahnya, taipkan tajuk surat
berkenaan dan hitamkan (bold).
ii) Pembukaan surat menggunakan ‘salutation’
yang bersesuaian dengan kedudukan dan gelaran
kebesaran: Tuan/Puan, Yang Berhormat, Dato’,
Yang Mulia dan lain-lain

57