Page 115 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๑๐ -

๑๑.๒.๒.๒ ลงทะเบียนหนังสือเก็บไวเปนหลักฐาน และใหกรอก
รายละเอียดดังนี้
๑๑.๒.๒.๒(๑) ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือเก็บ

๑๑.๒.๒.๒(๒) วันเก็บ ใหลงวันที่ เดือน พ.ศ.ทนําหนังสือ
่
ี
เขาทะเบียนเก็บ
๑๑.๒.๒.๒(๓) เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของ

หนังสือแตละฉบับ ถาเปนกรณีเก็บหนังสือสง (ออก) ใหวางไว
๑๑.๒.๒.๒(๔) ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ
๑๑.๒.๒.๒(๕) เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ
ในกรณีที่ไมมีชื่อเรื่องใหลงสรุปเรื่องยอ

๑๑.๒.๒.๒(๖) รหัสแฟม ใหลงรหัสหนังสือ (กลุมหนังสือ)

และเลขเรื่อง (หมวดหม) ของบัตรตรวจคนในการจัดแฟม เชน ปค ๑๑.๑
ู

๑๑.๒.๒.๒(๗) กาหนดเวลาเกบ ใหลงระยะเวลาการเกบ
็
ํ
็
หนังสือ เชน “หามทําลาย” หรือ “เก็บถึง พ.ศ...” ตามขอ ๑๑.๒.๒.๑ แลวแตกรณี
๑๑.๒.๒.๒(๘) หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใดที่เปนการ
ี
ชวยความจํา (ถาม)
(แบบทะเบียนหนังสือสงเก็บ แบบที่ ๙ ในผนวก ๙ หนา ๑๒๘)
๑๑.๒.๒.๒(๙) เมอกรอกรายการตาง ๆ ในทะเบียนหนังสือ
ื

่
เกบเสร็จแลว ใหนําหนังสือที่เก็บเขาแฟมตามรหัสหนังสือและเรื่องตอไป
็
็


๑๑.๒.๒.๒(๑๐) เมื่อไดแยกหนังสือเขาเกบในแฟมตามรหัส

หนังสือและเรื่องแลว ใหเขียนขอความที่สันปกแฟมทุกแฟม โดยใหมีขอความตอไปนี้เรียงซอนกันตามลําดับ
รหัส.…………………..........
เรื่อง..........…………………
พ.ศ...........…………………
แฟมท..........………………
ี่

ในกรณีที่เก็บหนังสือรหัสและเรื่องในแฟมเดียวกันไมพอ ใหแยกเก็บแฟม ๑,๒, ...
ื่
๑๑.๓ การเก็บไวเพอใชในการตรวจสอบ
็
่
ิ
ี
การเก็บไวเพื่อใชในการตรวจสอบ คือ การเกบหนังสือทปฏิบัตเสร็จเรียบรอยแลว
็
ํ
แตจําเปนจะตองใชในการตรวจสอบเปนประจํา หากจะสงเกบยังหนวยเกบของสวนราชการจะทาใหไมสะดวก
็
็
ื่
ในการตรวจสอบ ใหเจาของเรื่องเก็บเปนเอกเทศได โดยแตงตั้งเจาหนาที่ขึ้นรับผิดชอบ สําหรับการเกบไวเพอใช
ในการตรวจสอบ จะเกบตามรหัสหนังสือและเรื่อง หรือจะเก็บแยกเปนประเภทเรื่องของหนังสือ เชน การลา
็
็
็
็

ื


คารักษาพยาบาล เปนตน กได และเมอหมดความจําเปนทจะใชในการตรวจสอบแลว ใหสงไปเกบยังหนวยเกบ
่
่
ี
ของสวนราชการ และใหถือปฏิบัติตามขอ ๑๑.๒.๑ โดยอนุโลม

ขอ ๑๒ การรักษาหนังสือ
ั
การรักษาหนังสือ ใหเจาหนาทท่เก็บระมดระวังรักษาหนังสือใหอยูในสภาพท่ใชราชการ
ี
ี
่
ี
ไดทุกโอกาสถาชํารุดหรือสูญหายใหปฏิบัติดังนี้