Page 12 - คู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ
P. 12
7
ขน้ั ตอนการเดินทางหนงั สือครบกระบวนการ
การทำสำเนาหนังสือ
สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำข้นึ เหมือนกับตน้ ฉบับ โดยจดั ทำจากตน้ ฉบับ สำเนาคู่ฉบบั หรอื จาก
สำเนาอีกขนั้ หน่งึ
ในกรณที มี่ ืความจำเปน็ ตอ้ งใชเ้ อกสารราชการน้ันๆ เพิม่ ขึน้ และเอกสารเหล่าน้นั ไม่ไดจ้ ดั ทำไว้
หลายฉบับ จำเป็นตอ้ งจดั ทำสำเนาขน้ึ เพื่อใชเ้ ปน็ หลักฐานในการประกอบการพิจารณาของทางราชการ การทำ
สำเนาอาจทำไดห้ ลายวธิ ี ดงั นี้
๑. ถอดหรอื จดั ทำพรอ้ มตน้ ฉบับ โดยใช้กระดาษคารบ์ อนสอดระหวา่ งตน้ ฉบับกบั กระดาษท่ี
ทำสำเนา เม่ือพมิ พ์เสร็จแล้ว ต้นฉบบั กับสำเนาจะเหมอื นกันทกุ ประการ ซึง่ เรยี กวา่ “สำเนาคฉู่ บับ” สำเนาชนิด
นจ้ี ะตอ้ งมลี ายมอื ซื่อ หรอื ลายมือซื่อยอ่ ของผูล้ งซื่อ และใหผ้ รู้ า่ ง ผู้พมิ พ์ และผู้ตรวจ ลงลายมือซอ่ื หรือลายมือ
ซอื่ ยอ่ ไว้ทชี่ ้างท้ายขอบล่างด้านขวาของหนงั สือดว้ ย
๒. ดดั หรอื ลอกจากต้นฉบับ คำต่อคำ ใหถ้ ูกต้องกับต้นฉบบั เดมิ และตอ้ งตรวจทานใหถ้ กู ตอ้ ง
กับต้นฉบบั อย่างแทจ้ รงิ สำเนาชนิดน้อี าจผดิ พลาดไปจากตน้ ฉบับได้ ผู้จดั ทำต้องมืความละเอยี ดถี่ลว้ นและเพ่ือ
แสดงให้ทราบว่าได้มืการตรวจสอบละเอียดแลว้ จึงต้องมผื รู้ ับรองสำเนาว่า “สำเนาถูกตอ้ ง”
๓. ใช้วิธีถา่ ยจากต้นฉบบั เซ่น ถา่ ยดว้ ยเครอื่ งถา่ ยเอกสาร ซ่ึงจะไม่ผิดพลาดไปจากต้นฉบับ
และต้องมีการรับรองสำเนาว่า “สำเนาถกู ต้อง” เซน่ กนั เพราะเปน็ สำเนาทถี่ ่ายจากตน้ ฉบบั อกี ครัง้ หนง่ึ
๔. สำเนาหนังสอื ทีพ่ ิมพ์จากคอมพิวเตอร์ ซ่ึงตน้ ฉบบั กบั สำเนาจะเหมอื นกนั ทุกประการซ่งึ
เรียกวา่ “สำเนาค่ฉู บบั ” สำเนาชนดิ นีจ้ ะตอ้ งมีลายมือซอ่ื หรอื ลายมอื ซ่อื ยอ่ ของผ้ลู งซื่อและผู้ร่าง ผพู้ มิ พ์และ
ผู้ตรวจ ลงลายมือซ่ือหรอื ลายซอ่ื ยอ่ ไว้ทีช่ ้างท้ายขอบลา่ งดา้ นขวาของหนังสือดว้ ย
การรบั รองสำเนา ใหม้ ีคำรบั รอง'ว่า “สำเนาถกู ต้อง” และใหเ้ จ้าหนา้ ท่ตี ั้งแตร่ ะดับ ๒ หรือ
เทยี บเท่าข้ึนไป ซึ่งเปน็ เจ้าของเร่ืองทำสำเนานัน้ ขึ้น เปน็ ผลู้ งลายมือซ่ือรบั รอง พรอ้ มทง้ั พมิ พ์ซอ่ื ตัวบรรจง
ตำแหน่ง และวนั เดอื น ปี ท่รี ับรอง และโดยปกติให้มคื ำว่า “สำเนา” ไวท้ ก่ี ่งึ กลางหนา้ กระดาษเหนือ
บรรทัดแรกของสำเนาหนังสอื ดว้ ย
กลมุ่ อำนวยการ สำนกั งานเขตพ้นื ท่ีการศึกษาประถมศกึ ษาลำปาง เขต 1
