Page 80 - MQA DOKUMEN

Ijazah Sarjana Doktor Falsafah sejarah (KUIM)
MQA-02 (Mohon Akreditasi Penuh) JULAI 2017

8.4 Rekod Akademik

8.4.1 Dasar Penyimpanan dan Pelupusan Rekod Staf Akademik dan Pelajar
Semua rekod staf Akademik disimpan di Pejabat pentadbiran KUIM dan rekod pelajar disimpan di Institut

Pengajian Siswazah (IPS) dan Fakulti. Pelupusan rekod pelajar akan dilakukan selepas melebihi tempoh tujuh
tahun.

8.4.2 Maklumat rekod Akademik graduan boleh didapati di Bahagian rekod dan kemasukan Institut Pengajian Siswazah.
Sistem pengurusan rekod graduan melibatkan dua unit utama iaitu Unit Kemasukan dan Rekod serta Unit

Peperiksaan yang ditadbir bawah Bahagian Akademik Institut Pengajian Siswazah.

8.4.3 Fakulti sentiasa memastikan sistem keluar masuk rekod adalah terjamin. Proses keluar masuk rekod ini mestilah
mendapat kelulusan dari Ketua Jabatan. Antara cadangan penambahbaikan sistem adalah penggunaan yang
berkaitan seperti fail staf akademik dan pelajar disimpan di fakulti dan dikawal selia oleh pegawai

bertanggungjawab.

Selain itu, kesemua data graduan disimpan dalam Sistem Data Graduan yang mana sistemnya dibangunkan oleh

pihak IT dan diselia oleh Bahagian Akademik IPS. Sistem ini terdiri daripada maklumat umum pelajar,
pendaftaran subjek untuk setiap semester dan keputusan peperiksaan graduan manakala data-data berkaitan
asrama, ko-kurikulum, penempatan dan tajaan kewangan akan disimpan oleh Bahagian Kewangan dan Bahagian

Hal Ehwal Pelajar.

Akses kepada fail dan rekod graduan adalah terhad kepada ketua jabatan dan dekan. Pihak-pihak lain yang
memerlukan maklumat graduan akan hanya diberi akses terhad mengikut keperluan atau melalui cetakan laporan
yang dikehendaki sahaja. Semua permohonan untuk mendapatkan maklumat graduan perlu melalui prosedur

yang ditetapkan.

BIDANG 9 : PENAMBAHBAIKAN KUALITI

104