Page 1017 - Pleno Jurisdiccional Nacional Civil y Procesal Civil

Los cometidos centrales de la organización por unidades son dos: (i) garantizar las condiciones
para generar, producir y ejecutar audiencias y lo que se decida en ellas; y, (ii) gestionar el caso o
conjuntos de casos, en función de las directivas del juez a cargo, el Comité o la administración. Su
función secundaria, presupuesto de la primera, es la prestación de servicios administrativos y operativos
para el ejercicio de la función jurisdiccional, el sostenimiento administrativo de la organización judicial, la
generación de información de calidad para la toma de decisiones y rendición de cuentas.
Las unidades más comunes que suelen instrumentarse son:
1. Atención al Público; la cual tiene por cometido la recepción de solicitudes y, especialmente, el
otorgamiento de información a las partes y abogado/as en relación a sus casos o gestión del juzgado
corporativo que no pueda ser requerida digitalmente.
2. Servicios Administrativos;la cual deberá velar porque (i) todas las unidades y funcionarios del
Juzgado Corporativo dispongan en tiempo y forma de los recursos y herramientas para ejecutar
adecuadamente sus labores; (ii) la infraestructura física y demás requerimientos sean los apropiados
tanto para el trabajo de los funcionarios como para las partes, intervinientes y público en general que
deba acudir al Juzgado; y, (iii) ejecutar todas las labores relacionadas con la administración del personal.
3. Comunicaciones y notificaciones; su responsabilidad no sólo es realizar las comunicaciones y
notificaciones que se dispongan en el marco de las causas (a las partes o cualquier otro sujeto o tercero),
sino gestionar efectivamente la obtención de respuestas de modo oportuno. Tal labor debe estar guiada
por la flexibilidad, actitud proactiva y maximización de las TIC.
4. Estadísticas, información y mejoramiento; entre otras actividades, esta unidad debería: (i)
revisar diariamente la calidad de los registros de tramitación de casos en el sistema informático,
guardando que no haya inconsistencias en la información y que se controlen de manera efectiva los
tiempos de cada acción; (ii) generar información útil sobre los procesos de trabajos y estadísticas sobre
solicitudes, tiempos de respuesta, contingencias o disfuncionalidades; (iii) realizar el cálculo diario de los
indicadores de control del proceso; (iv) revisión y ajuste de parámetros, especialmente los relacionados
con los protocolos de tramitación de casos estandarizables, el procedimiento de programación de
audiencias y las labores de ejecución; (v) gestión de todas las medidas que permitan mejorar el
desempeño de los Juzgados, sea internamente o en relación a entes externos. Por ejemplo,
establecimiento de convenios de intercambio de información con entidades externas; y, (vi) estimar y
ajustar las cargas de trabajo del personal de la oficina judicial.
5. Gestión de casos; esta unidad tendrá a su cargo el análisis de los casos y del flujo de casos
para proponer, administrar o ejecutar medidas oportunas y adecuadas para su correcto procesamiento y
resolución. Su objetivo es contribuir al case management (micro y macro) o acuerdos procesales que
promueve el juez y las partes, al cual contribuye la administración y, especialmente, esta unidad.
6. Producción de Audiencias;es responsable de todo lo concerniente al agendamiento de
audiencias (por orden del administrador) y su ejecución, el acondicionamiento y funcionamiento
operativo de las Salas, la verificación de comunicaciones y notificaciones de audiencias y personas
citadas con antelación suficiente, la preparación de protocolos, entrega de copias digitales, solicitud de
insumos y demás actividades de asistencia antes, durante y después de las mismas.
7. Diligenciamiento de pruebas; el objetivo de esta unidad sería procurar que las pruebas que se
decreten sean aportadas de la forma más rápida, confiable y eficiente. Para ello debería controlar el
cumplimiento y actividades de las partes; gestionar su producción y diligenciamiento; o, identificar la
ocurrencia de situaciones imprevistas, informando al Juez o gestor del caso para que se tomen las
medidas que permitan evitar contratiempos.
Sin embargo, teniendo en consideración los desafíos actuales, podrían instrumentarse unidades
de medios autocompositivos (o de vinculación de medios autocompositivos y adjudicativos); de casos
complejos o litigios estructurales (las cuales pueden ser desagregadas o admitir especificaciones); de
gestión del precedente o demandas repetitivas; o, si no estuviese diferenciado el conocimiento del caso
de su ejecución, una de ejecución de sentencias.