Page 116 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๑๑ -

ิ

ิ
๑๒.๑ กรณีหนังสือชํารุดเสียหาย ใหรีบซอมใหใชราชการไดเหมือนเดม ถาชํารุดเกนกวา
ที่จะซอมแซมใหคงสภาพเดิมได ใหรายงานผูบังคับบัญชาทราบ และใหหมายเหตุไวในทะเบียนหนังสือเก็บดวย
ี

๑๒.๒ กรณหนังสือสูญหาย ใหหาสําเนามาแทน ถาหนังสือทสูญหาย เปนเอกสารสิทธิ
่
ี
ตามกฎหมาย หรือหนังสือสําคัญที่เปนการแสดงเอกสารสิทธิ ใหดําเนินการแจงความตอพนักงานสอบสวนดวย
ขอ ๑๓ อายุการเกบหนังสือ

็
อายุการเก็บหนังสือโดยปกติแลว ใหเก็บไวไมนอยกวา ๑๐ ป เวนแตหนังสือดังตอไปนี้
๑๓.๑ หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายระเบียบวาดวยการรักษา
ความปลอดภัยแหงชาติ หรือระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ

ี
๑๓.๒ หนังสือทเปนหลักฐานทางอรรถคด สํานวนของศาล หรือของพนักงานสอบสวน
ี
่
็
็
ิ
หรือหนังสืออื่นใดที่ไดมีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกําหนดไวเปนพเศษแลวการเกบกใหเปนไปตามกฎหมาย
และระเบียบแบบแผนวาดวยการเก็บนั้น
ี
๑๓.๓ หนังสือท่มีคุณคาทางประวัติศาสตรทุกสาขา และมีคุณคาตอการศึกษาคนควา
ี่
วิจัย ใหเก็บไวเปนหลักฐานสําคัญทางประวัติศาสตรของชาติตลอดไป หรือตามทสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ
ํ
กรมศิลปากร กาหนด

ื่
๑๓.๔ หนังสือที่ไดปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแลว และเปนคูสําเนาที่มีตนเรื่องจะคนไดจากทอน
ี่
ใหเก็บไวไมนอยกวา ๕ ป

๑๓.๕ หนังสือที่เปนเรื่องธรรมดาสามัญ ซึ่งไมมความสําคญและเปนเรื่องทเกดขนเปนประจํา
ี่
ิ
ั
ึ้
ี
เมื่อไดดําเนินการเสร็จแลว ใหเก็บไวไมนอยกวา ๑ ป
๑๓.๖ หนังสือหรือเอกสารเก่ยวกับการรับเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ผูกพันทาง
ี

การเงนทไมเปนหลักฐานแหงการกอ เปลียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึงหนังสือ
่
ึ
่
ี
ิ
ี
ี
หรือเอกสารเก่ยวกับการเงิน การจายเงิน หรือการกอหนี้ผูกพันทางการเงินท่หมดความจําเปนในการใชเปน
่
ึ
ั


ิ
ี
หลักฐานแหงการกอ เปลียนแปลง โอน สงวน หรือระงบซงสิทธิในทางการเงน เพราะไดมหนังสือหรือเอกสารอน
่
่
ื
่
ิ
ื
ี
่
ทสามารถนํามาใชอางองหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดงกลาวแลว เมอสํานักงานการตรวจเงนแผนดนตรวจสอบ
ิ
ั
ิ

ื่
แลวไมมีปญหา และไมมีความจําเปนตองใชประกอบการตรวจสอบหรือเพอการใด ๆ อีก ใหเก็บไวไมนอยกวา ๕ ป
ั
หนังสือที่เกี่ยวกบการเงิน ซึ่งเห็นวาไมมความจําเปนตองเก็บไวถึง ๑๐ ป หรือ ๕ ปแลวแต 
ี
กรณี ใหทาความตกลงกบกระทรวงการคลัง
ํ
ั

ี
ขอ ๑๔ การสงหนังสือที่มอายุครบ ๒๐ ป ให สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติกรมศิลปากร
ํ
ึ้
็
ี่
ทุกปปฏิทิน ใหสวนราชการจัดสงหนังสือที่มีอายุครบ ๒๐ ป นับจากวันที่ไดจัดทาขนทเกบไว
ณ สวนราชการใด ๆ พรอมทงบัญชีสงมอบหนังสือครบ ๒๐ ป ใหสํานักหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร
ั
ิ
ิ
้
ุ
ภายในวันที่ ๓๑ มกราคม ของปถัดไป เวนแตหนังสือดังตอไปนี้
๑๔.๑ หนังสือที่ตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายระเบียบวาดวยการรักษา
ความปลอดภัยแหงชาติ หรือระเบียบวาดวยการรักษาความลับของทางราชการ
ํ
ั่
๑๔.๒ หนังสือที่มีกฎหมาย ขอบังคับ หรือระเบียบที่ออกใชเปนการทวไป กาหนดไวเปน
อยางอื่น