Page 14 - คู่มือการรับ-ส่งหนังสือราชการ
P. 14
9
ส ว่ น ท ่ี ๑
ห น งั ส อื ภ า ย น อ ก
ขอ้ ๑๑ หนงั สอื ภายนอก คอื หนงั สอื ติดตอ่ ราชการทเ่ี ป็นแบบพิธโี ดยใช้กระดาษตราครุฑ
เปน็ หนงั สือติดตอ่ ระหว่างส่วนราชการ หรือสว่ นราชการมถี ึงหน่วยงานอืน่ ใดซึ่งมิใซส่ ่วนราชการ หรอื ทม่ี ีถงึ
บคุ คลภายนอก ใหจ้ ัดทำตามแบบท่ี ๑ ท้ายระเบยี บ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้
๑๑.๑ ท่ี ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจำชองเจา้ ชองเครือ่ ง ตามท่ีกำหนดไว้
ในภาคผนวก ๑ ทับเลขทะเบยี นหนังสอื สง่ สำหรับหนงั สือของคณะกรรมการการให้กำหนดรหัสตวั พยญั ชนะ
เพิม่ ขน้ึ ไดต้ ามความจำเปน็
๑๑.๒ ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ ให้ลงซอ่ื สว่ นราชการ สถานท่ีราชการ หรือ
คณะกรรมการการซง่ึ เป็นเจ้าของหนงั สอื นั้น และโดยปกติใหล้ งทต่ี ัง้ ไว้ดว้ ย
๑๑.๓ จัน เดือน ปี ใหล้ งตวั เลขของวนั ท่ี ซอื่ เต็มของเดือน และตวั เลขของปี
พุทธศักราชทอี่ อกหนงั สือ
๑๑.๔ เรือ่ ง ใหล้ งเร่อื งยอ่ ทเี่ ป็นใจความสน้ั ทส่ี ดุ ของหนังสอื ฉบบั นัน้ ในกรณีที่เป็น
หนังสือตอ่ เนื่องโดยปกตใิ หล้ งเร่อื งของหนงั สือฉบบั เดมิ
๑๑.๕ คำขน้ึ ตน้ ใหใ้ ช้คำขนึ้ ตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนงั สอื ตามตารางการใชค้ ำข้ึนต้น
สรรพนามและคำลงทา้ ย ที่กำหนดไวใ่ นภาคผนวก ๒ แล้วลงตำแหนง่ ของผู้ทห่ี นังสือนั้นมีถึง หรอื ซอื่ บุคคลใน
กรณีทม่ี ีถึงตัวบคุ คลไม่เกี่ยวกบั ตำแหนง่ หนา้ ที่
๑๑.๖ อา้ งถึง (ล้าม)ี ใหอ้ า้ งถึงหนงั สอื ทีเ่ คยมีตดิ ตอ่ กันเฉพาะหนงั สือทสี่ ว่ นราชการ
ผู้รับหนงั สือไดร้ บั มากอ่ นแล้วจะจากส่วนราชการใดก็ตามโดยให้ลงซ่ือส่วนราชการเจา้ ของหนงั สอื และเลขที่
หนงั สอื วนั ที่ เดือน ปีพุทธศกั ราชของหนังสือนัน้
การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับสดุ ทา้ ยท่ีตดิ ตอ่ กันเพียงฉบบั เดียว เว้นแต่
มเี ร่อื งอนื่ ทเี่ ป็นสาระสำคัญต้องนา่ มาพจิ ารณา จึงอา้ งถึงหนังสือฉบบั อนื่ ๆ ท่ีเกย่ี วกบั เร่อื งนน้ั โดยเฉพาะใหท้ ราบ
ดว้ ย
๑๑.๗ สิง่ ท่สี ง่ มาดว้ ย (ลา้ มี)ให้ลงซือ่ ส่งิ ของ เอกสารหรอื บรรณสารทสี่ ่ง
ไปพรอ้ มกบั หนงั สอื นั้นในกรณีท่ีไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกนั ไดใหแ้ จ้งด้วยว่าสง่ ไปโดยทางใด
๑๑.๘ ขอ้ ความ ให้ลงสาระสำคัญของเรอ่ื งให้ซดั เจนและเขา้ ใจง่าย หากมีความ
ประสงค์หลายประการใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ
๑๑.๙ คำลงทา้ ย ใหใ้ ชค้ ำลงทา้ ยตามฐานะของผู้รบั หนงั สอื ตามตารางการใชค้ ำขึ้นตน้
สรรพนาม และคำลงท้าย ที่กำหนดไวใ่ นภาคผนวก ๒
๑๑.๑๐ ลงซือ่ ใหล้ งลายมือซ่อื เจา้ ของหนังสือ และใหพ้ ิมพ์ซื่อเต็มของเจา้ ของ
ลายมือซ่ือไวใ้ ตล้ ายมอื ซ่ือ ตามรายละเอยี ดท่กี ำหนดไวใ้ นภาคผนวก ๓
๑๑.๑๑ ตำแหน่ง ใหล้ งตำแหนง่ ของเจ้าของหนังสือ
๑๑.๑๒ สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง ใหล้ งซือ่ ส่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง หรือหนว่ ยงาน
ท่อี อกหนงั สอื ล้าส่วนราชการท่อี อกหนงั สอื อยูใ่ นระดับหระทรวงหรือทบวง ใหล้ งซ่อื สว่ นราชการเจ้าของเรื่อง
ท้งั ระดับกรมและกอง ล้าส่วนราชการทีอ่ อกหนังสืออยูใ่ นระดับกรมลงมา ให้ลงซื่อสว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง
เพียงระดบั กองหรอื หนว่ ยงานท่รี บั ผิดชอบ
กลมุ่ อำนวยการ สำนักงานเขตพืน้ ท่กี ารศึกษาประถมศึกษาลำปาง เขต 1
