Page 118 - วิชาระเบียบงานสารบรรณ เล่ม ๑

- ๑๑๓ -


ี
๑๕.๒.๑๐ หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอนใด (ถาม) (แบบบัญชีหนังสือครบ ๒๐ ป
ื่
ที่ขอเก็บเอง ดูแบบที่ ๑๑ ในผนวก ๑๑ หนา ๑๒๙)
ขอ ๑๖ หนังสือที่ยังไมถึงกําหนดทําลาย

ี
ี
หนังสือท่ยังไมถึงกาหนดทาลาย ซ่งสวนราชการเห็นวาเปนหนังสือท่มีความสําคัญและ
ํ
ึ
ํ
ประสงคจะให สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เก็บไว ใหปฏิบัติดังนี้
๑๖.๑ จัดทําบัญชีฝากหนังสือ โดยใหมีตนฉบับและสําเนาคูฉบับ และกรอกรายการดังนี้
๑๖.๑.๑ บัญชีฝากหนังสือ ประจําป... ใหลงเลขของ พ.ศ.ที่จัดทําบัญชี
๑๖.๑.๒ กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหลงชื่อสวนราชการที่จัดทําบัญชี
๑๖.๑.๓ วันที่ ใหลงวันที่ เดือน พ.ศ.ที่จัดทําบัญชี
๑๖.๑.๔ แผนที่ ใหลงเลขลําดับของแผนบัญชี
๑๖.๑.๕ ลําดับที่ ใหลงเลขลําดับเรื่องของหนังสือ

๑๖.๑.๖ รหัสแฟม ใหลงรหัสของแฟมเก็บหนังสือ เชน ปค ๑๐.๑
๑๖.๑.๗ ที่ ใหลงเลขที่ของหนังสือแตละฉบับ
๑๖.๑.๘ ลงวันที่ ใหลงวันที่ เดือน พ.ศ.ของหนังสือแตละฉบับ
๑๖.๑.๙ เลขทะเบียนรับ ใหลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแตละฉบับ
ี่
๑๖.๑.๑๐ เรื่อง ใหลงชื่อเรื่องของหนังสือแตละฉบับ ในกรณีทไมมีชื่อเรื่องใหลง
สรุปเรื่องยอ
๑๖.๑.๑๑ หมายเหตุ ใหบันทึกขอความอื่นใด (ถามี)
๑๖.๑.๑๒ ลงชื่อผูฝาก ใหผูฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและชื่อสกุลดวยตัวบรรจง

พรอมทั้งลงตําแหนงของผูฝาก
๑๖.๑.๑๓ ลงชื่อผูรับฝาก ใหผูรับฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและชื่อสกุล
ดวยตัวบรรจง พรอมทั้งลงตําแหนงของผูรับฝาก
(แบบบัญชีฝากหนังสือ ดูแบบที่ ๑๒ ในผนวก ๑๒ หนา ๑๒๙)

๑๖.๒ สงตนฉบับและสําเนาคฉบับบัญชีฝากหนังสือพรอมกับหนังสือท่จะฝากให
ี
ู
สํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร
๑๖.๓ เมื่อสํานักหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแลว
ั้
ใหลงชื่อในบัญชีฝากหนังสือทงตนฉบับและสําเนาคูฉบับ แลวคืนตนฉบับใหสวนราชการผูฝากเก็บไวเปนหลักฐาน
หนังสือทฝากเกบไวทสํานักหอจดหมายเหตแหงชาต กรมศลปากร ใหถือวาเปนหนังสือ
่
ี
ิ
ุ
ิ
่
ี
็
ื
ํ
ของสวนราชการผูฝาก หากสวนราชการผูฝากตองการใชหนังสือหรือขอคน ใหทาไดโดยจัดทาหลักฐานตอกนไว
ํ
ั
ใหชัดเจน

ขอ ๑๗ การยืมหนังสือที่สงเก็บแลว
การยืมหนังสือที่สงเก็บแลว ผูยืมและเจาหนาที่เก็บจะตองปฏิบัติดังนี้
๑๗.๑ ผูยืมจะตองแจงใหทราบวาเรื่องทยืมไปนั้น จะนําไปใชในราชการใด โดยทาเปน
ํ


ี
่
หลักฐานและมอบหลักฐานการยืมใหเจาหนาที่เก็บ เมื่อไดรับอนุญาตใหยืมแลว ลงชื่อรับเรื่องในบัตรยืม สําหรับ
บัตรยืมใหเจาหนาที่เก็บเก็บไวแทนที่หนังสือที่ถูกยืมไป