Page 32 - BUKU PANDUAN PENGURUSAN SMKSI 2022/2023

17. PEMBELIAN BARANG/PERALATAN

17.1 Hanya Ketua Panitia dan guru-guru tertentu sahaja dibenarkan menguruskan
pemesanan pembelian barang dan peralatan selepas mendapat kelulusan Ketua
Jabatan.
17.2 Kertas kerja untuk sesuatu program unit atau panitia mesti dihantar kepada Ketua
Jabatan untuk mendapatkan kelulusan 4 minggu sebelum program dijalankan
disertakan dengan nota minta dan 3 sebut harga pembekal yang berlainan.
17.3 Selepas mendapat kelulusan daripada Ketua Jabatan, kertas kerja, nota minta dan
sebutharga WAJIB diserahkan kepada PT Kewangan.
17.4 Semua pesanan hendaklah melalui Borang Permohonan Pembelian dan Borang
Pesanan Tempatan (Local Oder) yang akan ditandatangani oleh Ketua Jabatan.
17.5 Pembelian boleh dibuat dan invois asal diserahkan kepada PT Kewangan untuk
membuat bayaran. PT Kewangan akan menyediakan cek pembekal dalam masa 14
hari.
17.6 Pastikan Borang Pesanan Tempatan dicap dan ditandatangani oleh pembekal sebaik
sahaja pesanan diterima.
17.7 Semua invois hendaklah ditandatangani oleh guru yang menerima pesanan dan
direkod dalam buku/kad stok dengan tepat dan kemas.
17.8 Semua pembelian kecil yang dibuat melalui Panjar Wang Runcit hendaklah tidak
melebihi RM 100.00. Pembelian yang melebihi RM100.00 hendaklah dibuat melalui
Borang Pesanan Tempatan.
17.9 Sebarang kemusykilan hendaklah dirujuk kepada Ketua Pembantu Tadbir dan PT
Kewangan.

18. BUKU STOK/KAD INVENTORI

18.1 Guru Kanan/Ketua Panitia dan guru-guru tertentu adalah bertanggungjawab
menguruskan buku stok/kad inventori bagi bahagian masing-masing.
18.2 Maklumat dalam buku stok/inventori hendaklah tepat, lengkap dan sentiasa
dikemaskinikan.
18.3 Buku stok/kad inventori akan diaudit oleh Audit Dalaman dalam minggu terakhir
tahun persekolahan dan disemak oleh Audit Sekolah, Jemaah Nazir, Pengetua atau
Penolong Kanan pada bila-bila masa.

19. PENGGUNAAN ALAT-ALAT

19.1 Penggunaan alat-alat seperti alat perakam audio dan video, radio, televisyen dan
komputer hendaklah digunakan dengan betul mengikut cara dan peraturannya.
19.2 Penggunaan alat-alat tersebut hendaklah mendapat kebenaran daripada ketua-ketua
bahagian berkenaan atau penjaga stok dan hendaklah direkodkan dalam buku yang
disediakan. Tempahan awal perlu dibuat untuk mengelakkan sebarang pertembungan.
19.3 Guru-guru adalah bertanggungjawab untuk memastikan alat-alat ini digunakan
dengan baik serta memulangkan kembali sebaik sahaja tamat digunakan dan dalam
keadaan baik.
19.4 Jika rosak hendaklah dilaporkan dengan segera kepada guru-guru yang
dipertanggungjawabkan untuk dibaiki.

PENGURUSAN SERI INDAH 2022/23 "SYNERGY TOWARDS EXCELLENCE" 32